Thiết lập chữ ký email cho hộp thư dùng chung và hộp thư người dùng Microsoft 365

Microsoft Outlook là ứng dụng lịch và email phổ biến nhất được sử dụng trong thế giới kinh doanh hiện nay. Tuy nhiên, trong khi hầu hết người dùng đã quen với các tính năng cơ bản thì không phải ai cũng biết cách tận dụng tối đa tính năng này. Ví dụ: bạn có biết cách thiết lập chữ ký email cho hộp thư người dùng Microsoft 365 và hộp thư chung trong Outlook không?

Việc có chữ ký email Microsoft 365 riêng biệt cho hộp thư người dùng và hộp thư chung có thể cực kỳ hữu ích. Chúng không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn góp phần tạo nên nhận diện thương hiệu mạnh mẽ. Hãy bắt đầu với các bước thiết lập chữ ký riêng biệt cho hộp thư người dùng và hộp thư chung, đảm bảo liên lạc qua email liền mạch.

Làm cách nào để thiết lập chữ ký email cho hộp thư dùng chung?

Việc tạo chữ ký email cho hộp thư chung có thể được thực hiện thông qua hai phương pháp: trực tiếp trong Outlook hoặc qua trung tâm quản trị Exchange. Hãy đi sâu vào các bước chi tiết.

Tạo chữ ký email cho hộp thư chung trong Outlook
Tạo chữ ký email cho hộp thư chung trong trung tâm quản trị Exchange

Tạo chữ ký email cho hộp thư dùng chung trong Outlook

Người dùng cuối có thể thiết lập chữ ký email cho hộp thư dùng chung Microsoft 365 bằng cách làm theo các bước được đề cập bên dưới.

Mở hộp thư chung trong ứng dụng khách Outlook Desktop mới.
Nhấp vào Cài đặt (biểu tượng giống bánh răng) ở góc trên cùng bên phải.
Điều hướng đến Tài khoản -> Chữ ký.
Chọn Chữ ký mới, sau đó đặt tên riêng cho nó.
Trong hộp văn bản bên dưới, hãy tạo chữ ký của bạn và tùy chỉnh nó bằng phông chữ, màu sắc và kiểu ưa thích.
Chọn Lưu sau khi bạn hoàn tất.
Tiếp tục Chọn chữ ký mặc định cho hộp thư chung và cho biết liệu nó có nên được áp dụng cho thư mới, thư trả lời và chuyển tiếp tự động hay không.
Nhấp vào Lưu.

Quyền ký tên email trong hộp thư dùng chung

Hãy nhớ rằng, khi người dùng gửi email từ hộp thư chung, chữ ký họ sử dụng sẽ phụ thuộc vào quyền của họ.

Nếu người dùng có quyền “Gửi dưới dạng” đối với hộp thư chung thì các email sẽ sử dụng chữ ký của hộp thư chung.
Nếu người dùng có quyền “Gửi thay mặt”, email sẽ sử dụng chữ ký của chính họ.

Dưới đây là một số điểm cần xem xét:

Đối với những người dùng vẫn đang sử dụng ứng dụng khách Outlook cổ điển dành cho máy tính để bàn, để truy cập chữ ký email, bạn có thể đi tới Tệp -> Tùy chọn -> tab Thư -> Chữ ký.
Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng Outlook for Web và chưa chuyển sang giao diện mới, hãy điều hướng đến Cài đặt -> Thư -> Soạn và trả lời -> Chữ ký email.

Tạo chữ ký email cho hộp thư dùng chung trong Trung tâm quản trị Exchange

Quản trị viên có thể thiết lập chữ ký email cho hộp thư chung thông qua quy tắc luồng thư trong trung tâm quản trị Exchange. Làm theo các bước dưới đây.

Đăng nhập vào trung tâm quản trị Exchange.
Điều hướng đến Luồng thư -> Quy tắc.
Nhấp vào Thêm quy tắc và chọn Áp dụng tuyên bố từ chối trách nhiệm từ trình đơn thả xuống.
Đặt cho quy tắc của bạn một tên mô tả.
Trong Áp dụng quy tắc này nếu, hãy chọn 'Người gửi' từ menu thả xuống đầu tiên, sau đó chọn 'là người đó' từ menu thả xuống tiếp theo. Từ đó, bạn sẽ có thể chọn hộp thư chung.
Đảm bảo rằng các tùy chọn 'Áp dụng tuyên bố từ chối trách nhiệm cho tin nhắn' và 'nối tuyên bố từ chối trách nhiệm' đã được chọn trong phần Thực hiện sau.
Chọn Nhập văn bản và nhập tuyên bố từ chối trách nhiệm mà bạn muốn. Bạn có thể chỉ định văn bản từ chối trách nhiệm dưới dạng văn bản thuần túy hoặc sử dụng mã HTML để định dạng.
Nhấp vào Chọn một, chọn Gói rồi Lưu nó. Việc chọn Gói làm tùy chọn dự phòng sẽ đảm bảo bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm ngay cả trong trường hợp cài đặt mã hóa hoặc thư.
Chỉ định bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào trong phần Ngoại trừ nếu đối với người gửi, người nhận, tệp đính kèm, v.v.
Chọn Tiếp theo.
Chọn Thực thi trong chế độ Quy tắc để kích hoạt ngay tuyên bố từ chối trách nhiệm.
Chọn Mức độ nghiêm trọng theo nhu cầu.
Đặt ngày kích hoạt và ngày hủy kích hoạt cho quy tắc theo yêu cầu.
Chọn Tiêu đề để khớp với địa chỉ người gửi trong thư. Điều này đảm bảo rằng tuyên bố từ chối trách nhiệm được áp dụng chính xác dựa trên địa chỉ của người gửi như xuất hiện trong tiêu đề thư.
Sau đó, chọn Tiếp theo và Hoàn tất.
Sau khi được tạo, quy tắc luồng thư sẽ bị tắt theo mặc định. Chọn quy tắc đó từ danh sách quy tắc và sử dụng nút chuyển đổi để bật quy tắc.

Lưu ý: Bạn cũng có thể định cấu hình chữ ký email trên toàn tổ chức để làm nổi bật thông tin của tổ chức trong email.

Làm cách nào để thiết lập chữ ký email cho hộp thư người dùng?

Giống như hộp thư chung, chữ ký email cho hộp thư của người dùng sẽ giúp người nhận biết ngay bạn là ai và bạn làm gì, đồng thời thiết lập tông màu cho mọi thứ tiếp theo trong email của bạn. Để thiết lập chữ ký email cho hộp thư người dùng, chỉ cần làm theo các bước tương tự được nêu ở trên nhưng đảm bảo bạn đã đăng nhập bằng tài khoản người dùng trong Outlook. Bạn có thể xem blog về thiết lập chữ ký email trong Microsoft Outlook để tìm hiểu chi tiết các bước.

Bằng cách làm theo các bước đơn giản được nêu trong hướng dẫn này, bạn có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của các tính năng tùy chỉnh chữ ký của Outlook. Vì vậy, hãy tận dụng cơ hội này để để lại ấn tượng lâu dài với mỗi email bạn gửi đi. Hãy liên hệ với chúng tôi trong phần bình luận. Chúng tôi rất vui được hỗ trợ bạn!