Tìm ai đã gửi email từ hộp thư dùng chung trong Office 365 bằng PowerShell

Người đại diện hộp thư chung có thể gửi email từ hộp thư chung dựa trên các quyền như ‘Gửi dưới dạng’ và ‘Gửi thay mặt.’

Gửi dưới dạng - Người nhận sẽ không nhận được bất kỳ gợi ý nào về người đã gửi email. Có vẻ như nó được gửi từ hộp thư chung.

Gửi thay mặt - Người nhận có thể xác định người gửi thực sự bằng cách xem địa chỉ email ‘Từ’. Ví dụ: thay mặt cho .

Tuy nhiên, trong cả hai phương pháp, theo mặc định, các email đã gửi không được lưu trong thư mục mục đã gửi của hộp thư chung. Thay vào đó, nó sẽ được lưu trữ trong hộp thư của người gửi. Nếu một hộp thư chung được nhiều người dùng truy cập thì thật khó để xác định ai đã gửi email nào từ hộp thư chung.

Cách theo dõi ai đã gửi email từ hộp thư dùng chung

Giám sát email được gửi từ hộp thư chung là một yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp. Để tìm người gửi email, quản trị viên có thể tìm kiếm các hoạt động 'SendAs' và 'SendOnBehalf' trong tìm kiếm nhật ký kiểm tra Office 365. Việc này có thể được thực hiện thông qua trung tâm tuân thủ Microsoft 365 hoặc Search-UnifiedAuditLog lệnh ghép ngắn PowerShell. Nó sẽ liệt kê tất cả các hoạt động 'SendAs' và 'SendOnBehalf'. Nhưng chúng tôi không thể lọc email được gửi từ hộp thư chung.

Để theo dõi email được gửi từ hộp thư chung, chúng ta cần sử dụng nhiều bộ lọc trong PowerShell. Để đơn giản hóa công việc của quản trị viên, chúng tôi đã viết tập lệnh PowerShell để xác định người gửi email.

Tải xuống tập lệnh: FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1

Điểm nổi bật của kịch bản:

Tập lệnh sử dụng xác thực hiện đại để truy xuất nhật ký kiểm tra.
Tập lệnh cũng có thể được thực thi bằng tài khoản hỗ trợ MFA .
Xuất kết quả báo cáo sang tệp CSV.
Giúp tạo báo cáo kiểm tra cho các giai đoạn tùy chỉnh.
Theo dõi các hoạt động đã gửi email từ hộp thư chung cụ thể.
Cho phép kiểm tra gửi dưới dạng hoạt động một cách riêng biệt.
Cho phép theo dõi các hoạt động gửi thay mặt một cách riêng biệt.
Tự động cài đặt EXO V2 (nếu chưa được cài đặt) sau khi bạn xác nhận.
Tập lệnh thân thiện với người lập lịch.tức là, Thông tin xác thực có thể được chuyển dưới dạng tham số.

Đầu ra mẫu:

Tệp đầu ra được xuất chứa các thuộc tính sau: Thời gian gửi thư, Được gửi bởi, Đã gửi từ Hộp thư chung, Chủ đề email, Hoạt động, Kết quả và Thông tin kiểm tra chi tiết hơn.

Kiểm tra ai đã gửi email từ hộp thư chung - Các bước thực thi tập lệnh:

Bạn có thể chọn bất kỳ một trong các phương pháp dưới đây dựa trên nhu cầu của bạn.

Phương pháp 1: Thực thi tập lệnh bằng tài khoản MFA hoặc không phải MFA.

.\FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1

Phương pháp 2: Thực thi tập lệnh bằng cách đề cập rõ ràng thông tin xác thực (Thân thiện với người lập lịch).

.\FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password XXX

Nếu tài khoản quản trị viên có MFA, bạn cần tắt MFA bằng cách sử dụng chính sách Truy cập có điều kiện để phương pháp này hoạt động.

Ai đã gửi email gì? - Khai thác toàn bộ tiềm năng của tập lệnh:

Tập lệnh của chúng tôi hỗ trợ các tham số lọc nâng cao để nhanh chóng nhận được kết quả mong muốn. Các thông số được hỗ trợ được liệt kê bên dưới,

SharedMBIdentity - Xác định những người dùng đã gửi email từ một hộp thư chung cụ thể.
Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc - Giúp tạo báo cáo kiểm tra cho một khoảng thời gian tùy chỉnh
SendAsOnly - Xác định người gửi email đã gửi email từ hộp thư chung bằng cách sử dụng ủy quyền 'SendAs'
SendOnBehalfOnly - Theo dõi những người đã gửi email bằng quyền 'SendOnBehalf' từ các hộp thư chung.
Tên người dùng và Mật khẩu - Lên lịch cho tập lệnh PowerShell mà không cần đăng nhập tương tác.

Theo dõi ai đã gửi email từ hộp thư dùng chung:

Bạn có thể kiểm tra tất cả email được gửi từ hộp thư chung thông qua quyền SendAs và SendOnBehalf trong 90 ngày qua. Để có được báo cáo chi tiết, hãy chạy tập lệnh như sau.

.\FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1

Phát hiện ai đã truy cập và gửi email từ một hộp thư dùng chung cụ thể:

Để biết ai đã truy cập vào hộp thư chung cụ thể để gửi email, bạn có thể thực thi tập lệnh bằng tham số -SharedMBIdentity.

.\FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1 -SharedMBIdentity support@contoso.com

Ví dụ này sẽ truy xuất tất cả email được gửi từ support@contoso.com và chi tiết về người gửi trong 90 ngày qua.

Tạo báo cáo kiểm tra cho khoảng thời gian tùy chỉnh:

Theo mặc định, tập lệnh sẽ truy xuất dữ liệu kiểm tra email trong 90 ngày qua. Nếu bạn muốn kiểm tra người gửi email của hộp thư chung trong một phạm vi ngày cụ thể, bạn có thể sử dụng -StartDate và -EndDate param.

.\FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1 -StartDate 04/25/22 -EndDate 05/10/22

Báo cáo sẽ chứa tất cả các email được gửi từ hộp thư chung trong khoảng thời gian từ ngày 25 tháng 4 đến ngày 10 tháng 5.

Bạn cũng có thể kết hợp tham số -SharedMBIdentity để theo dõi một hộp thư chung cụ thể. Ví dụ,

.\FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1 -StartDate 04/25/22 -EndDate 05/10/22 -SharedMBIdentity support@contoso.com

Tìm bản ghi kiểm tra SendAs cho hộp thư dùng chung:

Để kiểm tra tất cả email được gửi từ hộp thư chung bằng quyền SendAs, hãy chạy tập lệnh với -SendAsOnly thông số.

.\FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1 -SendAsOnly

Bằng cách kết hợp nhiều tham số như StartDate, EndDate, và SharedMBIdentity, bạn có thể tạo báo cáo kiểm tra email hộp thư chung chi tiết hơn.

Kiểm tra tất cả email được gửi thông qua quyền gửi thay mặt:

Để truy xuất tất cả các email trong hộp thư chung được gửi bằng quyền SendOnBehalf, hãy thực thi tập lệnh bằng tham số -SendOnBehalfOnly .

.\FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1 -SendOnBehalfOnly

Nó sẽ xuất tất cả các email hộp thư chung được gửi bằng quyền SendOnBehalf trong 90 ngày qua.

Lập lịch tập lệnh 'Tìm ai đã gửi email từ hộp thư chung':

Vì Search-UnifiedAuditLog có thể truy xuất các hoạt động SendAs và SendOnBehalf của hộp thư chung trong 90 ngày qua nên bạn có thể yêu cầu dữ liệu cũ để phân tích. Bằng cách tự động thực thi tập lệnh, bạn có thể lưu giữ nhật ký kiểm tra trong khoảng thời gian mong muốn.

Để lên lịch tập lệnh PowerShell trong Trình lập lịch tác vụ, bạn có thể làm theo định dạng bên dưới.

.\FindWhoSentEmailFromSharedMailbox.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password XXX

Bạn cũng có thể sử dụng bất kỳ tham số được hỗ trợ nào để nhận báo cáo chi tiết. Nếu tài khoản quản trị viên có MFA, bạn không thể trực tiếp sử dụng nó để lên lịch. Bạn cần tắt MFA thông qua chính sách Truy cập có điều kiện để nó hoạt động.

Khai thác sức mạnh của phân tích email hộp thư chung với AdminDroid:

Phân tích thủ công lưu lượng email và diễn giải dữ liệu có thể tốn thời gian và đầy thách thức. Đó là lúc AdminDroid xuất hiện - một công cụ phân tích và báo cáo email nâng cao của Microsoft 365 giúp đơn giản hóa việc phân tích email và cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị về việc quản lý và sử dụng email.

Hãy cùng khám phá cách AdminDroid có thể giúp các tổ chức khai thác tốt hơn việc quản lý hộp thư chung và phân tích email bằng cách cung cấp giao diện trực quan, thân thiện với người dùng giúp đơn giản hóa việc phân tích dữ liệu, hợp lý hóa báo cáo và cung cấp thông tin chi tiết hữu ích. Các báo cáo bao gồm,

Báo cáo email về hộp thư chung: Nó cung cấp báo cáo về tất cả email được gửi từ hộp thư chung, email được gửi đến và nhận từ các miền bên ngoài.
Thống kê lưu lượng email trong hộp thư chung: Các báo cáo này cung cấp dữ liệu lưu lượng email hàng giờ/hàng ngày/hàng tháng.
Tóm tắt email của hộp thư chung: Cung cấp số lượng email đã gửi và nhận theo giờ trong ngày, từng ngày trong tuần, v.v.
Phân tích thời gian cao điểm và không hoạt động của email: Cung cấp báo cáo lưu lượng email về giờ và ngày cao điểm/không hoạt động của hộp thư chung.
Phân tích thời lượng hoạt động của hộp thư chung: Cung cấp báo cáo về báo cáo phân tích đang hoạt động và không hoạt động của hộp thư chung dựa trên email đã gửi và nhận, email nội bộ đã gửi và nhận cũng như email bên ngoài đã gửi và nhận.
Báo cáo hộp thư chung: Các báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về quyền, kích thước, cấu hình chuyển tiếp hộp thư chung và chi tiết lưu giữ.

Ngoài các báo cáo email trong hộp thư chung, công cụ phân tích email của AdminDroid Microsoft 365 còn cung cấp báo cáo email 440+ giúp quản trị viên theo dõi các email đáng ngờ (như thư rác, phần mềm độc hại và giả mạo), xác định các mối đe dọa bảo mật tiềm ẩn và giám sát email cách sử dụng và cấu hình.

Tải xuống công cụ báo cáo Microsoft 365 của AdminDroid để khám phá hơn 1800 báo cáo dựng sẵn và hơn 30 bảng thông tin nhằm tối đa hóa bảo mật và quản lý môi trường Microsoft 365 một cách hiệu quả.

Tôi hy vọng blog này sẽ giúp bạn xác định được các thành viên hộp thư chung đã gửi email từ đó.