Nhóm Microsoft 365 so với Hộp thư dùng chung: Sự khác biệt là gì?

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích sự khác biệt giữa Nhóm Microsoft 365 và Hộp thư chung, cũng như các tính năng và hạn chế.

Các chủ đề được đề cập trong hướng dẫn này:

• Nhóm Microsoft 365 là gì?
• Hộp thư dùng chung là gì?
• Nhóm Microsoft 365 so sánh với Hộp thư chung như thế nào?
• Các hạn chế của Nhóm Microsoft 365 so với Hộp thư dùng chung
• Tôi nên tạo Nhóm 365 hay Hộp thư chung?

Nhóm Microsoft 365 là gì?

Nhóm Microsoft 365 là nền tảng để chia sẻ và cộng tác trong môi trường Office 365. Khi Nhóm Microsoft 365 được tạo, hộp thư và lịch nhóm, sổ ghi chép OneNote, không gian làm việc Planner và site Nhóm SharePoint sẽ được tạo. Ngoài ra, chúng còn cho phép tích hợp Power Apps và trình kết nối để thêm các ứng dụng bổ sung của Microsoft hoặc bên thứ ba.

Nhóm 365 bao gồm các thành viên và mỗi thành viên có cùng một bộ quyền trong nhóm, ngoại trừ chủ sở hữu nhóm có nhiều đặc quyền hơn. Một nhóm có thể bao gồm người dùng bên trong và bên ngoài tổ chức.

Ngoài ra, nếu bạn cho phép người dùng tạo Nhóm Microsoft 365 trong môi trường của mình, họ có thể tạo tài nguyên cộng tác của riêng mình. Có một số cách họ có thể làm điều này. Ví dụ: khi họ tạo Nhóm trong Microsoft Teams, nhóm này sẽ tạo Nhóm Microsoft 365 hoặc khi họ tạo nhóm Yammer, nhóm đó sẽ tạo Nhóm Microsoft 365. Người dùng đã tạo tài nguyên sau đó có quyền truy cập để thêm các thành viên khác.

Hộp thư dùng chung là gì?

Hộp thư dùng chung rất giống hộp thư người dùng thông thường ở chỗ nó có danh sách thư mục và lịch. Mục đích chính của Hộp thư dùng chung là để quản lý email. Nó có thể là lựa chọn tuyệt vời cho một nhóm hoặc bộ phận cần một hộp thư trung tâm đơn giản mà cả nhóm có thể sử dụng. Hộp thư chung bao gồm những người đã được ủy quyền truy cập để quản lý email.

Ví dụ: giả sử bạn có bộ phận Tài khoản phải thu với một số nhân viên và bạn cần tất cả hóa đơn từ nhà cung cấp bên ngoài để gửi đến hộp thư đó và mỗi nhân viên cần xem các hóa đơn đó. Bạn có thể ủy quyền truy cập vào hộp thư cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sau đó sẽ có thể xem và trả lời email.

Nhóm Microsoft 365 so sánh với hộp thư dùng chung như thế nào?

Nhóm Microsoft 365 kết hợp các chức năng của Danh sách phân phối và Hộp thư dùng chung, đồng thời bổ sung một số tính năng để bạn có thể cộng tác với một nhóm người hiệu quả hơn. Khi một email được gửi đến Nhóm 365, nó có thể được gửi đến tất cả các thành viên trong nhóm để nhận nó trong hộp thư cá nhân của họ. Bạn có thể thêm thành viên vào nhóm bên ngoài tổ chức.

Hộp thư dùng chung sẽ hoạt động giống như hộp thư người dùng thông thường với danh sách các thư mục và lịch. Một số người có thể được ủy quyền truy cập vào hộp thư.

Tính năng

Nhóm Microsoft 365

Hộp thư dùng chung

Hộp thư đến và lịch dùng chung mà nhiều người dùng có thể truy cập

Đúng

Đúng

Danh sách thư mục trong email với khả năng tạo/sắp xếp thư mục, tính năng tương tự hộp thư người dùng thông thường

KHÔNG

Đúng

Có khả năng hoạt động như một Danh sách phân phối

Đúng

KHÔNG

Không gian làm việc để chia sẻ tập tin

Đúng

KHÔNG

Trò chuyện trực tiếp

Có (một nhóm có thể trở thành Nhóm trong Microsoft Teams

KHÔNG

Khả năng thêm người dùng bên ngoài tổ chức

Đúng

KHÔNG

Hạn chế của Nhóm Microsoft 365 so với Hộp thư dùng chung

Hộp thư dùng chung cung cấp cho bạn danh sách các thư mục và lịch có thể được sử dụng để cộng tác. Danh sách thư mục rất giống hộp thư người dùng thông thường nên bạn có thể tạo thư mục để sắp xếp. Khi ai đó gửi email đến Hộp thư chung, email đó sẽ chỉ chuyển đến hộp thư trừ khi bạn đã thiết lập quy tắc chuyển tiếp. Ngoài ra, bạn không thể thêm người dùng bên ngoài tổ chức.

Mặc dù nhóm Microsoft 365 có hộp thư nhưng nhóm đó không có danh sách thư mục. Bạn không thể tạo thư mục để sắp xếp email. Tất cả email vẫn ở một vị trí trung tâm.

Tôi nên tạo Nhóm 365 hay Hộp thư chung?

Một số câu hỏi bạn có thể hỏi khi cố gắng quyết định xem điều gì sẽ phù hợp nhất với mình…

• Tôi có cần cộng tác với người dùng bên ngoài tổ chức không?

  • Nhóm Microsoft 365 sẽ cho phép mời khách làm thành viên của nhóm.

• Liệu điều này có trở thành Nhóm trong Microsoft Teams không?

  • Khi bạn tạo Nhóm, Nhóm sẽ tự động tạo Nhóm 365. Ngoài ra, bạn có thể tạo Nhóm từ Nhóm 365.

• Tôi có cần lịch dùng chung không?

  • Nếu bạn chỉ muốn có một lịch chung, Nhóm 365 có thể dễ dàng hơn.

• Nhiều người có cần truy cập và quản lý hộp thư không?

  • Nếu bạn muốn cấp cho nhiều người quyền truy cập vào hộp thư, Hộp thư chung hoặc Nhóm 365 sẽ ổn. Câu hỏi sẽ là làm thế nào để quản lý email đến hộp thư. Hộp thư Nhóm 365 lưu trữ tất cả email ở vị trí trung tâm. Nếu điều này ổn thì Nhóm 365 có thể dễ dàng hơn.

• Tôi có cần chia sẻ tập tin với người dùng khác không?

  • Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với các thành viên khác của Nhóm 365 bằng cách sử dụng Microsoft Teams hoặc thư viện tài liệu SharePoint.

• Tôi có thể trò chuyện với các thành viên trong nhóm của mình không?

  • Bạn có thể thêm Microsoft Teams vào Nhóm 365 của mình để bật trò chuyện trong thời gian thực.