Lưu các mục sao chép CHỈ được gửi trong hộp thư chung (Outlook)
Khi người dùng gửi email từ hộp thư chung, họ sẽ thấy bản sao của email trong thư mục Mục đã gửi của hộp thư chung và hộp thư cá nhân. Có thể tránh nhận những email này trong thư mục Mục đã gửi của người dùng trong Outlook. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách lưu các mục bản sao chỉ được gửi trong hộp thư chung của Outlook.
Lưu các mục sao chép được gửi trong hộp thư chung Outlook
Khi định cấu hình hộp thư chung, bạn luôn có thể thay đổi cài đặt sau đó. Ngay cả khi bạn có nhiều hộp thư chung, bạn có thể đặt các cài đặt khác nhau cho từng hộp thư chung.
Bảng bên dưới hiển thị các kết quả khác nhau, tùy thuộc vào cài đặt bạn đã đặt cấu hình cho hộp thư chung, khi người dùng gửi thư từ hộp thư chung.
| DelegateSentItemsStyle | MessageCopyForSentAsEnabled | Expected behavior |
|---|---|---|
| 0 | True | A copy of the email will be saved in both the primary mailbox and the shared mailbox. |
| 1 | True | Two copies of the email will be saved in the shared mailbox and no copies in the primary mailbox. |
| 0 | False | A copy of the email will be saved in the primary mailbox and no copies in the shared mailbox. |
| 1 | False | A copy of the email will be saved in the shared mailbox and no copies in the primary mailbox. |
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định cấu hình phương pháp cuối cùng, phương pháp này sẽ chỉ lưu một bản sao của email trong thư mục Mục đã gửi của hộp thư chung chứ không phải hộp thư chính (người dùng).
Lưu ý: Tính năng này hoạt động với Exchange Server tại chỗ và Exchange Online (Microsoft 365).
Sự cố: Thư trong hộp thư chính thư mục Mục đã gửi
Trước khi bắt đầu, bạn phải đặt cấu hình hộp thư chung trong trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc bạn có thể tạo hàng loạt hộp thư chung bằng PowerShell.
Một nhóm người dùng trong tổ chức được gán hộp thư chung với quyền truy cập đầy đủ vào hộp thư. Tất cả những người dùng này đều thấy cùng một hộp thư chung trong Outlook.
Vấn đề là khi người dùng gửi email từ hộp thư chung, một bản sao sẽ được lưu trong thư mục Mục đã gửi của hộp thư cá nhân và hộp thư chung của họ. Sự cố này xảy ra do bạn đã kích hoạt các mục sao chép được gửi tới hộp thư chung.
Kiểm tra quyền hộp thư chung của người dùng
Sau khi tạo hộp thư chung, bạn cần gán cho người dùng quyền Gửi dưới dạng hoặc Gửi thay mặt:
- Gửi dưới dạng: Người dùng có thể gửi email dưới dạng tài khoản hộp thư chung mà không hiển thị email ban đầu đến từ đâu.
- Gửi thay mặt: Người dùng có thể gửi email bằng cả tên tài khoản của họ và tên hộp thư chung. Email của họ sẽ hiển thị rằng chúng được gửi thay mặt cho tên hộp thư chung.
Lưu ý: Bạn cũng phải chỉ định quyền hộp thư Truy cập đầy đủ cho người dùng. Hãy nhớ rằng những thay đổi này có thể mất tới 60 phút mới có hiệu lực.
Nếu người dùng có quyền Gửi dưới dạng thì quyền này sẽ được ưu tiên hơn quyền Gửi thay mặt. Tuy nhiên, bạn không cần cấp cho người dùng cả hai quyền gửi từ hộp thư chung.
Vô hiệu hóa các mục sao chép được gửi trên hộp thư chung
Sau khi tạo hộp thư chung và cấp quyền cho người dùng, bạn phải kiểm tra xem bạn đã bật các mục sao chép được gửi trên hộp thư chung hay chưa. Đó là vì bạn không muốn các tin nhắn xuất hiện hai lần trong thư mục các mục đã gửi trong hộp thư chung.
Nếu người dùng từ hộp thư chung có bản sao được lưu của mỗi email họ gửi từ hộp thư chung thì họ phải bật các tùy chọn bên dưới:
- Sao chép các mục được gửi dưới dạng hộp thư này
- Sao chép các mục được gửi thay mặt cho hộp thư này
Bạn phải tắt cả cài đặt Lưu mục đã gửi trong hộp thư chung trong trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc với PowerShell.
Nếu muốn chạy các lệnh bên dưới để thay đổi cài đặt sao chép các mục đã gửi, bạn cần Kết nối với Exchange Online PowerShell.
Connect-ExchangeOnlineChạy lệnh PowerShell bên dưới để tắt bản sao của hộp thư chung trong thư mục Mục đã Gửi cá nhân của bạn.
Set-Mailbox "test.sharedmailbox@m365info.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $false -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $falseLưu ý: Khi bạn chạy các lệnh PowerShell, có thể mất vài phút để lệnh này có hiệu lực trong cổng quản trị Microsoft 365.
Giải pháp: Lưu các mục sao chép chỉ được gửi trong hộp thư chung
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi có một hộp thư chung và đã chỉ định cho người dùng các quyền Quyền truy cập đầy đủ và Gửi thay mặt. Chúng tôi cũng đã tắt cài đặt sao chép các mục đã gửi.
Khi người dùng (Amanda.Hansen@m365info.com) gửi email thay mặt cho hộp thư chung (Test.SharedMailbox@m365info.com), giờ đây nó sẽ chỉ lưu một bản sao trong thư mục Mục đã gửi cá nhân của họ chứ không phải trong thư mục Mục đã gửi trong hộp thư chung.
Hãy làm theo các bước bên dưới để chỉ lưu bản sao của email trong thư mục Mục đã gửi của hộp thư chung trong Outlook.
Bước 1. Mở trình soạn thảo sổ đăng ký
- Nhấp vào Bắt đầu
- Tìm kiếm Trình chỉnh sửa sổ đăng ký
- Nhấp vào Chạy với tư cách quản trị viên
- Ứng dụng Trình chỉnh sửa Sổ đăng ký sẽ mở ra
Bước 2. Điều hướng đến phím Tùy chọn Outlook
Điều hướng tới Máy tính\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Outlook khác, bạn cần chọn phiên bản khác ngoài 16.0, như 15.0 hoặc 14.0 >.
Nó đại diện cho phiên bản Office của bạn:
- 16.0 (Office 2016, Office 2019, Office 2021, Microsoft 365)
- 15.0 (Văn phòng 2013)
- 14.0 (Văn phòng 2010)
Bước 3. Thêm giá trị DWORD mới
- Nhấp vào Chỉnh sửa > Mới > Giá trị DWORD (32-bit)
- Giá trị mới #1 xuất hiện
- Nhập DelegateSentItemsStyle
- Nhấp vào Nhập
- Nhấp chuột phải DelegateSentItemStyle
- Nhấp vào Sửa đổi
- Trong hộp Ngày giá trị > nhập 1
- Nhấp vào OK
- Bạn sẽ thấy DelegateSentItemsStyle với Giá trị 1
Chỉ xác minh thư trong thư mục Mục đã gửi trong hộp thư chung
Chúng tôi sẽ gửi thư từ người dùng (Amanda.Hansen@m365info.com) bằng hộp thư chung (Test.SharedMailbox@m365info.com) trong Outlook.
Như bạn có thể thấy từ ảnh chụp màn hình bên dưới, nó sẽ chỉ lưu một bản sao của email trong thư mục hộp thư chung Các mục đã gửi trong Outlook. Đồng thời, nó sẽ không lưu bản sao của email trong thư mục người dùng (Amanda.Hansen@m365info.com) Các mục đã gửi trong Outlook.
Bạn đã định cấu hình thành công cách lưu các mục bản sao chỉ được gửi trong hộp thư chung chứ không phải trong hộp thư chính (người dùng) trong Outlook!
Đọc thêm: Chuyển đổi hộp thư người dùng thành hộp thư chung »
Phần kết luận
Bạn đã tìm hiểu cách lưu các mục sao chép chỉ được gửi vào hộp thư chung trong Outlook. Nếu người dùng có thể nhìn thấy bản sao của email được gửi từ hộp thư chung trong hộp thư cá nhân của họ thì bạn phải thay đổi một số cài đặt.
Trước tiên, bạn phải kiểm tra quyền của người dùng và tắt cài đặt sao chép các mục đã gửi. Tiếp theo, mở Trình chỉnh sửa sổ đăng ký và thêm giá trị DWORD mới trong khóa Tùy chọn Outlook. Thao tác này sẽ không còn lưu bản sao của email trong thư mục Mục đã gửi của hộp thư cá nhân khi gửi từ hộp thư chung.
bạn có thích bài viết này? Bạn cũng có thể thích Cách tắt tính năng xem trước liên kết trong Outlook trên web. Đừng quên theo dõi chúng tôi và chia sẻ bài viết này.