Cách xóa các mục thư khỏi hộp thư Microsoft 365
Để xóa các mục thư khỏi một hoặc nhiều hộp thư trong Microsoft 365, bạn phải tìm thư bằng cách sử dụng tìm kiếm tuân thủ. Khi đã xong, bạn có thể chọn xóa mềm hoặc xóa cứng các mục thư. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách xóa các mục thư khỏi hộp thư Microsoft 365 bằng PowerShell.
Điều kiện tiên quyết
Bạn phải chỉ định các quyền sau (Tìm kiếm tuân thủ, Tìm kiếm và thanh lọc, Xem trước, Xuất) cho tài khoản quản trị viên. Điều này sẽ cho phép bạn tìm kiếm, xem, xuất và xóa các mục thư.
Kiểm tra xem bạn đã đặt các quyền cần thiết trong cổng tuân thủ Microsoft Purview để sử dụng lệnh ghép ngắn New-ComplianceSearchAction hoặc Remove-ComplianceSearch hay chưa.
Để tạo vai trò mới và gán quyền trong Microsoft Purview, hãy làm theo các bước sau:
- Đăng nhập vào Microsoft Purview
- Nhấp vào Vai trò & phạm vi > Quyền
- Nhấp vào Giải pháp Microsoft Purview > Vai trò
- Nhấp vào Tạo nhóm vai trò
- Đặt tên nhóm vai trò
- Nhấp vào Tiếp theo
- Nhấp vào Chọn vai trò
- Thêm các vai trò (Tìm kiếm tuân thủ, Tìm kiếm và thanh lọc, Xem trước, Xuất)
- Nhấp vào Tiếp theo
- Nhấp vào Chọn người dùng
- Thêm người dùng
- Nhấp vào Tiếp theo
- Nhấp vào Tạo
- Nhấp vào Xong
Tất cả các quyền được thiết lập ngay bây giờ.
Lưu ý: Có thể mất tối đa một giờ để cấp quyền cho người dùng.
1. Kết nối với Exchange Online PowerShell
Để chạy các lệnh PowerShell được chỉ định trong bài viết hiện tại, bạn phải Kết nối với Exchange Online PowerShell.
Quan trọng: Bạn cần cài đặt ít nhất mô-đun Exchange Online Management phiên bản 3.2.0 trên hệ thống trước khi kết nối với cổng tuân thủ Microsoft Defender và Microsoft Purview bằng Connect Lệnh ghép ngắn -IPPSession. Đảm bảo bạn xem qua bài viết Cài đặt mô-đun Exchange Online PowerShell.
Khởi động Windows PowerShell với tư cách quản trị viên và chạy lệnh ghép ngắn Connect-ExchangeOnline.
Connect-ExchangeOnlineSau đó, bạn cần Kết nối với Bảo mật và Tuân thủ bằng lệnh ghép ngắn Connect-IPPSSession PowerShell.
Connect-IPPSSessionBây giờ bạn đã kết nối, bạn có thể bắt đầu với việc tìm kiếm tuân thủ.
2. Tạo tìm kiếm tuân thủ
Để xóa các mục thư khỏi một hoặc nhiều hộp thư Microsoft 365, bạn cần tạo tìm kiếm nội dung trong Microsoft Purview hoặc với PowerShell.
Sử dụng một trong các phương pháp sau để tạo và bắt đầu tìm kiếm tuân thủ:
- Trao đổi PowerShell trực tuyến
- Cổng thông tin tuân thủ Microsoft Purview
Chúng tôi khuyên bạn nên làm theo các bước trong bài viết Cách sử dụng lệnh ghép ngắn PowerShell tìm kiếm tuân thủ mới để chạy tìm kiếm tuân thủ.
Sau khi hoàn tất tìm kiếm tuân thủ, bạn có thể tiến hành bước tiếp theo.
3. Xóa các mục thư khỏi tất cả các hộp thư
Trước tiên, chúng tôi sẽ chạy lệnh ghép ngắn PowerShell mới-ComplianceSearch để tạo tìm kiếm mới. Sau đó, chúng tôi sẽ chạy lệnh ghép ngắn PowerShell mới-ComplianceSearchAction để xóa các mục thư khỏi tìm kiếm tuân thủ.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn tìm tất cả các mục thư đã được gửi đến một người dùng cụ thể (Amanda.Hansen@m365info.com) vào một ngày cụ thể (2024-03-15).
Chúng tôi sẽ tạo một tìm kiếm tuân thủ để tìm kiếm trong tất cả các hộp thư. Bạn cần chỉ định giá trị All trong tham số -ExchangeLocation.
New-ComplianceSearch -Name "Spam Mail" -ExchangeLocation "All" -ContentMatchQuery "(To:Amanda.Hansen@m365info.com) AND (Sent:2024-03-15)" Chạy lệnh PowerShell bên dưới để xóa mềm tất cả các mục thư của một tìm kiếm tuân thủ cụ thể.
New-ComplianceSearchAction -SearchName "Spam Mail" -Purge -PurgeType SoftDelete -Confirm:$falseĐầu ra PowerShell hiển thị đầu ra bên dưới. Nó tự động tạo quá trình thanh lọc với tên (Spam Mail_Purge) và bắt đầu.
Name SearchName Action RunBy JobEndTime Status
---- ---------- ------ ----- ---------- ------
Spam Mail_Purge Spam Mail Purge M365info Admin StartingChạy lệnh PowerShell bên dưới để xem quá trình thanh lọc đã hoàn tất chưa.
Get-ComplianceSearchAction -Identity "Spam Mail_Purge"Đầu ra PowerShell hiển thị trạng thái Đã hoàn thành.
Name SearchName Action RunBy JobEndTime Status
---- ---------- ------ ----- ---------- ------
Spam Mail_Purge Spam Mail Purge M365info Admin 02/04/2024 21.35.30 CompletedChạy lệnh PowerShell bên dưới để xem danh sách chi tiết về kết quả thanh lọc.
Get-ComplianceSearchAction -Identity "Spam Mail_Purge" | Format-ListĐầu ra PowerShell hiển thị kết quả bên dưới. Trong ví dụ của chúng tôi, nó đã xóa tổng cộng 44 mục thư và không có lỗi.
Lưu ý: Các mục email sẽ bị xóa vào thư mục Các mục đã xóa vì nó bị xóa mềm. Điều đó có nghĩa là người dùng vẫn có thể tìm và khôi phục hoặc xóa các mục email khỏi Khôi phục các mục đã xóa trong Outlook.
SearchName : Spam Mail
EstimateSearchRunId : 6f9c7f6b-c543-4a47-999d-08dc5107d0c5
EstimateSearchJobId : d11047fb-9725-4d8f-64ca-08dc5107ccc4
ActionVersion :
Results : Purge Type: SoftDelete; Item count: 44; Total size 895806; Details: {Location:
Ken.Walker@m365info.com; Item count: 10; Total size: 313705; Failed count: 0; ,
Location: Amanda.Hansen@m365info.com; Item count: 10; Total size: 222878; Failed
count: 0; ,
Location: Room03@m365info.com; Item count: 10; Total size: 163677; Failed count: 0;
,
Location: Room02@m365info.com; Item count: 10; Total size: 133863; Failed count: 0;
,
Location: Room05@m365info.com; Item count: 2; Total size: 17300; Failed count: 0; ,
Location: Brenda.Smith@m365info.com; Item count: 1; Total size: 22980; Failed
count: 0; ,
Location: Room01@m365info.com; Item count: 1; Total size: 21403; Failed count: 0; }
Errors :
Action : Purge
ValidDuration : 00:10:00
JobId : 4c788d4e-f0e3-4f33-40e5-08dc535cba55
Name : Spam Mail_Purge
CreatedTime : 02/04/2024 21.34.50
LastModifiedTime : 02/04/2024 21.35.30
JobStartTime : 02/04/2024 21.34.50
JobEndTime : 02/04/2024 21.35.30
Description :
CreatedBy : M365info Admin
RunBy : M365info Admin
TenantId : a2ff010e-0e03-4c56-8863-2ae7f07876dd
NumBindings : 7
Status : Completed
ExchangeLocation : {All}
PublicFolderLocation :
SharePointLocation :
OneDriveLocation :
ExchangeLocationExclusion :
PublicFolderLocationExclusion :
SharePointLocationExclusion :
OneDriveLocationExclusion :
JobRunId : 7c280e70-f8c4-4c74-059f-08dc535cba5a
Retry : False
AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled : False
JobOptions : 272
JobProgress : 100
CaseId :
CaseName :
PagingState :
Identity : 7c280e70-f8c4-4c74-059f-08dc535cba5a
ContentURL :
ResultInEOP : False
AzureBatchFrameworkEnabled : True
IsValid : True
ObjectState : NewBạn cũng có thể xóa vĩnh viễn các mục thư khỏi tất cả các hộp thư.
Quan trọng: Bạn không thể khôi phục bất kỳ mục thư nào đã bị xóa cứng khỏi hộp thư Microsoft 365 vì mục đó sẽ bị xóa vĩnh viễn.
Chạy lệnh PowerShell bên dưới để xóa cứng tất cả các mục thư.
New-ComplianceSearchAction -SearchName "Spam Mail" -Purge -PurgeType HardDelete -Confirm:$false4. Xác minh các mục thư đã xóa mềm trong Outlook
Khi bạn xóa mềm các mục thư trong tìm kiếm tuân thủ của mình, người dùng vẫn có thể chọn khôi phục hoặc xóa hoàn toàn các mục đã xóa mềm trong Outlook. Trong ví dụ của chúng tôi, người dùng (Amanda.Hansen@m365info.com) sẽ đăng nhập vào Outlook và kiểm tra xem 10 thư email này có bị xóa mềm hay không.
Để tìm các mục thư đã xóa trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:
- Đăng nhập vào Outlook
- Nhấp vào thư mục Các mục đã xóa
- Nhấp vào Khôi phục các mục đã xóa khỏi Máy chủ
- Xem Khôi phục các mục đã xóa
Nó cũng sẽ xóa các mục thư trong các hộp thư khác. Trong bước tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích cách xóa các mục thư khỏi một hộp thư.
5. Xóa các mục thư khỏi hộp thư Microsoft 365 duy nhất
Để xóa các mục thư khỏi một hộp thư, bạn cần chỉ định mục đó trong tìm kiếm tuân thủ.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn tìm tất cả các mục thư đã được gửi đến một người dùng cụ thể (Amanda.Hansen@m365info.com) vào một ngày cụ thể (2024-03-15).
Chúng tôi sẽ tạo một tìm kiếm tuân thủ mới sẽ chỉ tìm kiếm một hộp thư duy nhất. Bạn cần chỉ định giá trị hộp thư duy nhất trong tham số -ExchangeLocation.
New-ComplianceSearch -Name "Amanda Hansen mailbox" -ExchangeLocation "Amanda.Hansen@m365info.com" -ContentMatchQuery "(To:Amanda.Hansen@m365info.com) AND (Sent:2024-03-15)" Nó sẽ chỉ tìm kiếm nội dung trong hộp thư người dùng mà bạn đã chỉ định.
Lưu ý: Khi bạn tạo tìm kiếm tuân thủ, sau đó không có tùy chọn nào để thay đổi tìm kiếm đó. Nếu mắc lỗi, bạn cần xóa tìm kiếm tuân thủ và tạo một tìm kiếm mới.
Để xóa mềm tất cả các mục thư khỏi một hộp thư, hãy chạy lệnh PowerShell bên dưới.
New-ComplianceSearchAction -SearchName "Amanda Hansen mailbox" -Purge -PurgeType SoftDelete -Confirm:$falseĐể xóa cứng tất cả các mục thư khỏi một hộp thư, hãy chạy lệnh PowerShell bên dưới.
Quan trọng: Bạn không thể khôi phục bất kỳ mục thư nào đã bị xóa cứng khỏi hộp thư Microsoft 365 vì mục đó sẽ bị xóa vĩnh viễn.
New-ComplianceSearchAction -SearchName "Amanda Hansen mailbox" -Purge -PurgeType HardDelete -Confirm:$false6. Xóa tìm kiếm tuân thủ
Bạn có thể xóa tìm kiếm tuân thủ và báo cáo tìm kiếm tuân thủ theo hai phương pháp:
- Trao đổi trực tuyến Powershell
- Cổng thông tin tuân thủ Microsoft Purview
Xóa Tìm kiếm Tuân thủ bằng PowerShell
Chúng tôi sẽ sử dụng lệnh ghép ngắn Remove-ComplianceSearch để xóa các tìm kiếm tuân thủ khỏi cổng tuân thủ Microsoft Purview.
Chạy lệnh PowerShell bên dưới để xóa tìm kiếm tuân thủ.
Remove-ComplianceSearch -Identity "Spam Mail" -Confirm:$falseNó xóa mọi tìm kiếm tuân thủ có trạng thái chưa bắt đầu, bắt đầu, đã dừng hoặc đã hoàn thành.
Xóa hành động tìm kiếm tuân thủ bằng PowerShell
Chúng tôi sẽ sử dụng lệnh ghép ngắn Remove-ComplianceSearchAction để xóa các hành động tìm kiếm tuân thủ khỏi cổng tuân thủ Microsoft Purview.
Nếu bạn đã tạo xuất hoặc báo cáo tìm kiếm tuân thủ, bạn có thể xóa những kết quả này. Nó sẽ không xóa tìm kiếm tuân thủ.
Để xóa báo cáo tìm kiếm tuân thủ cụ thể, hãy chạy lệnh ghép ngắn PowerShell bên dưới.
Remove-ComplianceSearchAction -Identity "Spam Mail_Export" -Confirm:$falseXóa tìm kiếm nội dung trong Microsoft Purview
Để xóa tìm kiếm tuân thủ trong Microsoft Purview, hãy làm theo các bước sau:
- Đăng nhập vào Microsoft Purview
- Nhấp vào Tìm kiếm nội dung
- Nhấp vào tên tìm kiếm của bạn (SpamMeeting)
- Nhấp vào Hành động
- Chọn Xóa
- Nhấp vào Có
- Nó tự động xóa tìm kiếm tuân thủ (SpamMeeting) khỏi danh sách tìm kiếm nội dung.
Xóa Xuất tìm kiếm nội dung trong Microsoft Purview
Nếu đã xuất kết quả tìm kiếm tuân thủ sang một báo cáo thì bạn cũng có thể xóa kết quả đó.
Để xóa xuất tìm kiếm nội dung trong Microsoft Purview, hãy làm theo các bước sau:
- Đăng nhập vào Microsoft Purview
- Nhấp vào Tìm kiếm nội dung
- Nhấp vào Xuất
- Nhấp vào tên tìm kiếm của bạn (SpamMeeting_Export)
- Nhấp vào Xóa
- Nhấp vào Xóa để xác nhận
- Nó xóa bản xuất tìm kiếm tuân thủ (SpamMeeting_Export) khỏi danh sách.
Đó là nó!
Đọc thêm: Xuất hộp thư Microsoft 365 sang tệp PST »
Phần kết luận
Bạn đã tìm hiểu cách xóa các mục thư khỏi hộp thư Microsoft 365 bằng PowerShell. Trước tiên, bạn phải gán quyền trong Microsoft Purview để tìm kiếm, xem, xuất và xóa các mục thư khỏi hộp thư. Sau đó, bạn có thể chọn tìm kiếm và xóa các mục thư khỏi một hộp thư hoặc nhiều hộp thư.
bạn có thích bài viết này? Bạn cũng có thể thích Khôi phục người dùng Azure AD bằng Microsoft Graph PowerShell. Đừng quên theo dõi chúng tôi và chia sẻ bài viết này.