Tìm kiếm trang web

Office 365: Làm cách nào để kiểm tra quyền hộp thư bằng PowerShell?

Là quản trị viên Office 365, việc quản lý quyền hộp thư là một nhiệm vụ thiết yếu. Việc theo dõi xem ai có quyền truy cập vào hộp thư nào có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt khi xử lý nhiều người dùng và hộp thư chung. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá cách kiểm tra quyền hộp thư bằng Trung tâm quản trị Microsoft 365, Trung tâm quản trị Exchange và tập lệnh PowerShell trong Office 365.

Giới thiệu về Quyền hộp thư trong Office 365

Quyền của hộp thư trong Office 365 xác định ai có thể truy cập vào hộp thư và mức độ truy cập của họ. Có một số loại quyền đối với hộp thư, bao gồm Truy cập đầy đủ, Gửi dưới dạng và Gửi thay mặt. Toàn quyền truy cập cho phép người dùng xem, chỉnh sửa và xóa các mục trong hộp thư, trong khi Gửi dưới dạng và Gửi thay mặt cho phép người dùng gửi email thay mặt chủ sở hữu hộp thư.

Quản lý quyền hộp thư là điều cần thiết để đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu nhạy cảm. Điều quan trọng là phải theo dõi xem ai có quyền truy cập vào hộp thư nào và thường xuyên xem xét cũng như cập nhật các quyền để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập.

Các loại quyền hộp thư khác nhau

Exchange Online cung cấp nhiều loại quyền hộp thư khác nhau để cung cấp các cấp độ truy cập khác nhau cho người dùng hoặc nhóm. Các loại quyền phổ biến nhất bao gồm Toàn quyền truy cập, Gửi dưới dạng và Gửi thay mặt.

  • Quyền truy cập đầy đủ: Quyền này cấp cho người dùng toàn quyền kiểm soát hộp thư, cho phép họ thực hiện bất kỳ hành động nào trong đó, bao gồm tạo, sửa đổi và xóa các mục.
  • Gửi dưới dạng: Với quyền Gửi dưới dạng, người dùng có thể gửi email từ hộp thư khác như thể họ là chủ sở hữu thực sự của hộp thư đó. Điều này hữu ích khi nhiều cá nhân cần gửi email thay mặt cho hộp thư chung hoặc đồng nghiệp.
  • Gửi thay mặt: Không giống như quyền Gửi dưới dạng, quyền Gửi thay mặt cho phép người dùng gửi email thay mặt cho một hộp thư khác nhưng người nhận có thể thấy rằng email được người dùng gửi thay mặt cho chủ hộp thư.

Làm cách nào để kiểm tra quyền hộp thư bằng Trung tâm quản trị Microsoft 365?

Bạn có thể kiểm tra quyền hộp thư bằng trung tâm quản trị Microsoft 365. Dưới đây là các bước:

  1. Điều hướng đến trung tâm quản trị Microsoft 365: Mở trình duyệt web và điều hướng đến trung tâm quản trị Microsoft 365 (https://admin.microsoft.com/). Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập quản trị viên của bạn.
  2. Chọn Người dùng: Trong ngăn điều hướng bên trái, nhấp vào “Người dùng” và “Người dùng đang hoạt động”. Tìm và nhấp vào người dùng có quyền truy cập hộp thư mà bạn muốn kiểm tra. Thao tác này sẽ mở một khung bên phải với nhiều tùy chọn hơn.

  3. Cài đặt thư: Nhấp vào tab “Thư”. Tìm kiếm “Quyền hộp thư”. Tại đây, bạn sẽ thấy ba loại quyền: “Đọc và quản lý”, “Gửi dưới dạng” và “Gửi thay mặt”. Mỗi danh mục sẽ hiển thị cho bạn ai có các quyền đó đối với hộp thư đã chọn.

Bạn có thể nhấp vào các liên kết, chẳng hạn như “Đọc và quản lý quyền”, để đưa người dùng vào từng danh mục.

Nhận quyền hộp thư bằng Trung tâm quản trị Exchange

Để có được quyền hộp thư trong Exchange Online, hãy làm theo các bước sau:

  1. Mở Trung tâm quản trị Exchange bằng cách đăng nhập vào cổng Office 365, chọn ô Quản trị rồi chọn Exchange từ danh sách trung tâm quản trị.
  2. Trong Trung tâm quản trị Exchange, điều hướng đến phần Người nhận và chọn tab Hộp thư.

  3. Tìm hộp thư mà bạn muốn xem quyền và chọn nó. Nhấp vào “Ủy quyền hộp thư” từ thanh công cụ. (Bạn cũng có thể nhấp vào hộp thư để mở thuộc tính của nó, sau đó chọn tab Ủy quyền hộp thư).

  4. Trên tab Ủy quyền Hộp thư, bạn sẽ thấy ba phần: Gửi dưới dạng, Gửi thay mặt và Truy cập đầy đủ.

  5. Những phần này hiển thị những người dùng đã được cấp quyền tương ứng cho hộp thư đã chọn.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể dễ dàng kiểm tra quyền hộp thư cho bất kỳ người dùng nào trong tổ chức của bạn

Làm cách nào để kiểm tra quyền hộp thư trong Office 365 PowerShell?

Để kiểm tra quyền hộp thư bằng PowerShell, bạn phải sử dụng các bước dưới đây:

  1. Kết nối với Exchange Online: Mở thiết bị đầu cuối PowerShell của bạn và chạy lệnh này: Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@yourdomain.com -ShowProgress $true Bạn sẽ được nhắc nhập thông tin đăng nhập của quản trị viên.
  2. Kiểm tra quyền của hộp thư: Để kiểm tra quyền của một hộp thư cụ thể, hãy sử dụng lệnh ghép ngắn Get-MailboxPermission: Get-MailboxPermission -Identity user@yourdomain.com | Format-List Thay thế user@yourdomain.com bằng email của hộp thư bạn muốn kiểm tra. Lệnh này sẽ hiển thị danh sách tất cả người dùng có quyền trên hộp thư được chỉ định và những quyền đó là gì.

Nhận quyền truy cập đầy đủ vào hộp thư

Để nhận tất cả các quyền Đọc & Quản lý trên hộp thư, hãy sử dụng tập lệnh PowerShell bên dưới:


#Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName Admin@Crescent.com -ShowBanner:$false

#Get permissions of a mailbox
Get-MailboxPermission -Identity "JoniS@Crescent.com" | Where { $_.User -ne "NT AUTHORITY\SELF"}

Ở đây, đối tượng Người dùng dành cho chủ sở hữu Hộp thư sẽ là “NT AUTHORITY\SELF”, vì vậy chúng tôi sẽ loại trừ nó!

Nhận tất cả các quyền “Gửi dưới dạng” được gán cho Hộp thư

Để xem thông tin về quyền “Gửi dưới dạng” trên tất cả các hộp thư, hãy sử dụng lệnh ghép ngắn Get-RecipientPermission:


Get-Mailbox -resultsize unlimited | Get-RecipientPermission | where {($_.trustee -ne "NT AUTHORITY\SELF")} | Select Identity,Trustee,AccessControlType,AccessRights,IsInherited

Đối với một hộp thư cụ thể, Giả sử: JoniS@Crescent.com, bạn có thể sử dụng:


#Get SendAs permissions for a mailbox
Get-Mailbox -Identity "JoniS@Crescent.com" | Get-RecipientPermission | where {($_.trustee -ne "NT AUTHORITY\SELF")} | Export-Csv -Path "c:\temp\sendaspermissions.csv" -NoTypeInformation

Nhận tất cả các quyền "Gửi thay mặt"

Tương tự, để nhận tất cả các quyền “Gửi thay mặt” trên một hộp thư cụ thể, hãy sử dụng:


#Get "Send on Behalf of"
Get-Mailbox -Identity "JoniS@Crescent.com" | where {($_.GrantSendOnBehalfTo -ne $null)} | select Name,Alias,UserPrincipalName,PrimarySmtpAddress,@{l='SendOnBehalfOf';e={$_.GrantSendOnBehalfTo -join ";"}}

Thực tiễn tốt nhất về quyền đối với hộp thư trong Office 365

Quản lý quyền hộp thư trong Office 365 có thể là một nhiệm vụ phức tạp nhưng có một số cách thực hành tốt nhất có thể giúp đơn giản hóa quy trình. Những phương pháp hay nhất này bao gồm:

  • Thường xuyên xem xét và cập nhật các quyền của hộp thư để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập.
  • Sử dụng nhóm để quản lý quyền cho nhiều người dùng thay vì chỉ định quyền riêng lẻ.
  • Hạn chế sử dụng quyền Truy cập đầy đủ vì chúng cấp quyền truy cập hoàn toàn vào hộp thư.
  • Sử dụng nhật ký kiểm tra để theo dõi các thay đổi đối với quyền của hộp thư.

Bằng cách làm theo các phương pháp hay nhất này, bạn có thể đảm bảo rằng các quyền đối với hộp thư của tổ chức của bạn được bảo mật và cập nhật.

Báo cáo quyền hộp thư Exchange trực tuyến

Đây là tập lệnh PowerShell để tạo báo cáo Quyền hộp thư cho tất cả các hộp thư trong Môi trường Microsoft 365 của bạn.


# Step 1: Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName salaudeen@Crescent.com -ShowBanner:$false

# Step 2: Get All Mailboxes
$Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Where {$_.DisplayName -ne "Discovery Search Mailbox"}
$ReportData = @()
$MailboxCount = $Mailboxes.count

# Step 3: Gather Mailbox Permissions
$MailboxCounter = 0
ForEach ($Mailbox in $Mailboxes) {
    #Get All Full Permissions - Other than Mailbox Owners
    $Permissions = Get-MailboxPermission -Identity $Mailbox.UserPrincipalName | Where {$_.User -ne "NT AUTHORITY\SELF" }  
    foreach ($Permission in $Permissions) {
        $info = New-Object PSObject -Property @{
            Mailbox        = $mailbox.UserPrincipalName
            UserName       = $mailbox.DisplayName
            UserID         = $permission.User
            AccessRights   = $Permission | Select -ExpandProperty AccessRights
            MailboxType    = $Mailbox.RecipientTypeDetails
        }
        $ReportData += $info
    }

    #Get all "Send as" Permissions
    $SendAsPermissions = Get-RecipientPermission -Identity $Mailbox.UserPrincipalName | Where {$_.Trustee -ne "NT AUTHORITY\SELF"}
    ForEach ($Permission in $SendAsPermissions) {
       $info = New-Object PSObject -Property @{
           Mailbox     = $mailbox.UserPrincipalName
           UserName    = $mailbox.DisplayName
           UserID  = $Permission.Trustee
           AccessRights = $Permission | Select -ExpandProperty AccessRights
           MailboxType = $Mailbox.RecipientTypeDetails
         }
        $ReportData += $info
    }

    #Get all "Send on Behald of" permissions
    If ($Mailbox.GrantSendOnBehalfTo -ne $null)
    {
        ForEach ($Permission in $mailbox.GrantSendOnBehalfTo) {
            $info = New-Object PSObject -Property @{
                Mailbox     = $mailbox.UserPrincipalName
                UserName    = $mailbox.DisplayName
                UserID  =  $Permission
                AccessRights = "Send on Behalf Of"
                MailboxType = $Mailbox.RecipientTypeDetails  
                }
        $ReportData += $info
        }
     }

    $MailboxCounter++
    $ProgressStatus = "$($Mailbox.UserPrincipalName) ($MailboxCounter of $MailboxCount)"
    Write-Progress -Activity "Processing Mailbox" -Status $ProgressStatus -PercentComplete (($MailboxCounter/$MailboxCount)*100)
}

# Step 4: Export Report to CSV
$ReportData | Export-Csv -Path "C:\Temp\MailboxPermissionsReport.csv" -NoTypeInformation
$ReportData | Format-Table

# Step 5: Disconnect from Exchange Online
Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

Tập lệnh này tạo tệp CSV ở định dạng bên dưới:

Xin lưu ý rằng báo cáo này không bao gồm các quyền được chỉ định ở cấp thư mục. Để kiểm tra các quyền cấp thư mục, Bạn có thể sử dụng lệnh ghép ngắn Get-MailboxFolderPermission.

Phần kết luận

Quản lý quyền hộp thư trong Office 365 là một nhiệm vụ thiết yếu để đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu nhạy cảm. Cho dù bạn đang quản lý một vài hộp thư hay quản lý một tổ chức lớn, điều quan trọng là phải biết ai có quyền truy cập vào nội dung gì. Trong bài viết này, chúng tôi đã đề cập đến các cách bạn có thể kiểm tra quyền hộp thư trong Office 365: Sử dụng trung tâm quản trị Microsoft 365, Trung tâm quản trị Exchange và PowerShell.

Kiểm tra quyền hộp thư trong Office 365 là một phần không thể thiếu để duy trì môi trường email an toàn, có tổ chức và hiệu quả. Cho dù bạn chọn sử dụng Trung tâm quản trị Office 365 hay PowerShell thì việc hiểu cách quản lý các quyền này sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn hoạt động liên lạc của tổ chức. Hãy nhớ rằng, việc duy trì các quyền đối với hộp thư hiệu quả không phải là nhiệm vụ một lần mà là một quá trình liên tục phát triển theo nhu cầu thay đổi của tổ chức bạn.

Bài viết liên quan