Xuất kích thước hộp thư lưu trữ Office 365 bằng PowerShell

Hộp thư lưu trữ là không gian lưu trữ hộp thư bổ sung cho hộp thư chính. Hộp thư lưu trữ được sử dụng để lưu giữ thông tin doanh nghiệp trong thời gian dài hơn cho tất cả nhân viên công ty. Hộp thư lưu trữ đóng vai trò cả thư mục sao lưu đang hoạt động và vai trò xem thư được lưu trữ. Nói chung, hộp thư người dùng và chia sẻ sử dụng rộng rãi cơ sở hộp thư lưu trữ.

Dựa trên việc sử dụng hộp thư lưu trữ, kích thước và mức độ cần thiết sẽ khác nhau đối với mỗi hộp thư. Vì vậy, điều cần thiết là phải theo dõi kích thước hộp thư và lưu trữ việc sử dụng hộp thư để giữ lại dữ liệu doanh nghiệp.

Tại sao Báo cáo kích thước hộp thư lưu trữ lại quan trọng đối với lớp Admin?

Khi người dùng yêu cầu thêm dung lượng hộp thư lưu trữ, điều cần thiết là phải theo dõi thang sử dụng.
Để gợi ý cho người kinh doanh thời điểm và cách thức đầu tư vào hộp thư Exchange Online.
Báo cáo kích thước hộp thư lưu trữ sẽ giúp quản trị viên hiểu hộp thư nào đang được sử dụng hiệu quả và có nhu cầu rất lớn về tính năng hộp thư lưu trữ.
Lỗi phổ biến nhất: “Hộp thư lưu trữ đã đầy” cần quản trị viên hành động ngay lập tức. Vì vậy, việc biết được dữ liệu kích thước hộp thư lưu trữ trước khi lỗi xuất hiện trở thành một nhiệm vụ quan trọng đối với người quản trị.
Để giúp người dùng đáp ứng các yêu cầu về lưu giữ, khám phá điện tử và lưu giữ của tổ chức bạn. Tất cả các chính sách này đều nằm trong dữ liệu hộp thư lưu trữ.

Làm cách nào để xem hộp thư lưu trữ Exchange Online?

Điều hướng giao diện người dùng: Truy cập vào trung tâm quản trị Exchange Online -> Chọn hộp thư -> Nhấp vào 'Quản lý kho lưu trữ hộp thư'. Bạn có thể thấy kích thước của kích thước hộp thư lưu trữ.
PowerShell: Get-MailboxStatistics lệnh ghép ngắn được dùng để xem kích thước hộp thư lưu trữ

Thực hiện theo hai cách trên, bạn có thể xem kích thước hộp thư lưu trữ của hộp thư. Nhưng cả hai đều có nhược điểm lớn. Giao diện người dùng không có báo cáo tổng hợp về kích thước hộp thư lưu trữ. Trong quá trình mã hóa PowerShell, bạn có thể gặp phải quá trình tẻ nhạt.

Mặt khác, bằng cách sử dụng tập lệnh PowerShell của chúng tôi, bạn sẽ nhận được tất cả báo cáo kích thước hộp thư lưu trữ. Tập lệnh PowerShell này bao gồm tất cả các trường hợp sử dụng với mức tiết kiệm thời gian và nỗ lực tối thiểu. Bạn có thể tải xuống tập lệnh để phân tích tất cả các câu hỏi thường trực của mình trong vùng kích thước hộp thư lưu trữ.

Tải xuống tập lệnh: GetArchiveMailboxSize.ps1

Tập lệnh nổi bật:

Xác thực và cài đặt mô-đun Exchange Online PowerShell sau khi người dùng xác nhận (nếu chưa tồn tại)
Cơ sở để cung cấp đầu vào và xuất đầu ra ở định dạng CSV
Báo cáo được gửi cùng với các thuộc tính quan trọng. Vì đây là tập lệnh thân thiện với người dùng nên bạn cũng có thể xuất bản các thuộc tính mong muốn.
Hỗ trợ cả tài khoản MFA và Non-MFA
Tập lệnh thân thiện với người lập lịch trình. Bạn có thể lên lịch tạo báo cáo bằng cách cung cấp Tên người dùng và Mật khẩu

Báo cáo kích thước hộp thư lưu trữ - Đầu ra mẫu:

Báo cáo được xuất trông giống như ảnh chụp màn hình bên dưới:

Báo cáo có các thuộc tính sau: Tên hiển thị, Địa chỉ email, Loại người nhận, Tên lưu trữ, Kích thước hộp thư lưu trữ, Kích thước hộp thư lưu trữ (Byte), Hạn mức lưu trữ, Hạn ngạch cảnh báo lưu trữ, Trạng thái lưu trữ, Trạng thái lưu trữ và Lưu trữ tự động mở rộng.

Kích thước hộp thư lưu trữ Exchange Online - Thực thi tập lệnh

Tập lệnh có nhiều trường hợp sử dụng trong hộp thư lưu trữ. Dựa trên nhu cầu của mình, bạn có thể tạo báo cáo sử dụng hộp thư lưu trữ chi tiết hơn.

Xuất tất cả hộp thư lưu trữ trong đối tượng thuê

Theo mặc định, tập lệnh sẽ xác định tất cả hộp thư lưu trữ trong đối tượng thuê và xuất chúng sang tệp CSV.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1

Định dạng này sẽ giúp khắc phục cả tài khoản quản trị viên đã bật MFA và tài khoản quản trị viên không phải MFA.

Nhận kích thước lưu trữ cho hộp thư người dùng

Người dùng bật hộp thư lưu trữ làm hộp thư bổ sung cho hộp thư chính của họ. Hộp thư bổ sung này có bản sao lưu của tất cả các e-mail. Bằng cách biết kích thước hộp thư lưu trữ, người dùng có thể di chuyển hoặc sao chép thư giữa hộp thư chính và hộp thư lưu trữ của họ. Do đó, báo cáo này giúp duy trì cả hộp thư chính và hộp thư lưu trữ.

Để xuất các hộp thư của người dùng đã hỗ trợ lưu trữ, bạn có thể chạy tập lệnh với -UserMBOnly param.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -UserMBOnly

Xuất Hộp thư Lưu trữ Chia sẻ và Kích thước của Chúng

Hộp thư lưu trữ dùng chung được sử dụng có và không có giấy phép, dựa trên nhu cầu của tổ chức. Nếu không có giấy phép, bạn có thể thực hiện lưu trữ trực tuyến lên tới 50 GB và có giấy phép, bạn có thể kích hoạt chính sách lưu giữ và lưu trữ không giới hạn. Bằng cách biết kích thước hộp thư lưu trữ, chi phí giấy phép có thể được quản lý, lấy lại các giấy phép không sử dụng và thậm chí loại bỏ.

Để tìm kích thước lưu trữ hộp thư chung, bạn có thể thực thi tập lệnh với -SharedMBOnly param.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -SharedMBOnly

Xác định hộp thư bằng tính năng lưu trữ tự động mở rộng

Thuộc tính “AutoExpandingarchiveEnabled“ cho phép người dùng lưu trữ không giới hạn không rủi ro. Tốc độ tăng trưởng tối đa của tính năng này không được vượt quá 1GB mỗi ngày.

Để liệt kê các hộp thư có khả năng lưu trữ không giới hạn, bạn có thể chạy tập lệnh với -AutoExpandingArchiveEnabled chuyển đổi thông số.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -AutoExpandingArchiveEnabled

Báo cáo được xuất chứa các hộp thư tự động mở rộng Đã bật lưu trữ.

Nhận kích thước lưu trữ cho các hộp thư cụ thể (Nhập qua Csv)

Đối với người thuê lớn, việc xử lý tất cả hộp thư có thể tốn thời gian. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, quản trị viên chỉ muốn tìm cách sử dụng các hộp thư cụ thể. Tập lệnh cho phép bạn cung cấp đầu vào ở định dạng CSV. Giá trị đầu vào có thể là bất kỳ Danh tính duy nhất nào của hộp thư. Chỉ với giá trị nhận dạng đó, bạn có thể hiển thị kích thước hộp thư lưu trữ của người dùng đó.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -MBIdentityFile {file Path}

Định dạng tệp đầu vào:

Chỉ cần liệt kê Tên hiển thị/Tên chính của người dùng/Hướng dẫn/Bí danh/Địa chỉ email.

Nhận báo cáo kích thước hộp thư lưu trữ Exchange Online theo lịch trình

Để lên lịch cho tập lệnh này, bạn có thể sử dụng trình lập lịch tác vụ bằng cách đề cập rõ ràng đến thông tin xác thực. Hãy xem định dạng bên dưới để nhận báo cáo kích thước hộp thư lưu trữ được lập lịch.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password <password>

Để biết thêm về cách lập lịch tập lệnh PowerShell, hãy tham khảo blog của chúng tôi: Lên lịch tập lệnh PowerShell bằng Trình lập lịch tác vụ.

Nhận kích thước hộp thư lưu trữ - Nhiều trường hợp sử dụng hơn

Khi bạn muốn tạo báo cáo hộp thư lưu trữ chi tiết hơn, bạn có thể sử dụng nhiều thông số cùng nhau. Ví dụ,

Để nhận được hộp thư của người dùng với khả năng lưu trữ không giới hạn:

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -UserMBOnly -AutoExpandingarchiveEnabled

Để liệt kê các hộp thư dùng chung với khả năng lưu trữ không giới hạn:

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -SharedMBOnly -AutoExpandingarchiveEnabled

Tìm mức sử dụng kho lưu trữ của hộp thư cho người dùng hộp thư được cung cấp trong tệp CSV:

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -UserMBOnly -MBIdentityFile {filepath}

Tìm mức sử dụng kho lưu trữ của hộp thư cho hộp thư dùng chung được cung cấp trong tệp CSV:

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -SharedMBOnly -MBIdentityFile {filepath}

Bằng cách sử dụng tập lệnh, bạn có thể truy xuất nhiều dữ liệu liên quan đến hộp thư lưu trữ hộp thư. Ngoài ra, bạn còn được bảo trì hộp thư, giảm mức sử dụng giấy phép, giám sát bộ nhớ không giới hạn hộp thư và trên hết giúp cân bằng dung lượng lưu trữ hộp thư chính và lưu trữ.

Nhận báo cáo hộp thư lưu trữ theo cách đơn giản:

Quản lý hộp thư lưu trữ bằng PowerShell là một thách thức vì nó yêu cầu phải kết hợp giữa nhiều lệnh ghép ngắn và bộ lọc. Với công cụ báo cáo AdminDroid Office 365, bạn có thể dễ dàng nhận được các báo cáo về hộp thư lưu trữ sau.

Báo cáo tất cả các hộp thư được lưu trữ
Hộp thư chung có kho lưu trữ
Hộp thư lưu trữ không hoạt động
Chưa bao giờ đăng nhập vào hộp thư lưu trữ
Lưu trữ hộp thư vượt quá hạn mức cảnh báo
Tự động mở rộng các hộp thư đã kích hoạt tính năng lưu trữ

Ngoài ra, AdminDroid còn cung cấp Hơn 1500 báo cáo dựng sẵn trên nhiều dịch vụ Office 365 khác nhau như Azure AD, Exchange Online, SharePoint Online, Microsoft Teams, v.v.

Mỗi báo cáo cung cấp phân tích đồ họa được hỗ trợ bởi AI để hiểu rõ hơn về dữ liệu theo cách hấp dẫn trực quan.

Ngoài ra, AdminDroid còn cung cấp hơn hơn 100 báo cáo và một số trang tổng quan hoàn toàn miễn phí. Nó bao gồm các báo cáo về Người dùng, Giấy phép, Nhóm, Thành viên nhóm, Thiết bị, Hoạt động đăng nhập, Thay đổi mật khẩu, Thay đổi giấy phép, v.v. Bạn có thể thực hiện tùy chỉnh, lập lịch và xuất. Bạn có thể tải xuống công cụ báo cáo Microsoft 365 miễn phí của AdminDroid và xem công cụ này giúp ích cho bạn như thế nào.

Chúng tôi hy vọng blog này sẽ giúp bạn trong việc quản lý hộp thư lưu trữ. Chúc bạn học tập vui vẻ!