Xuất báo cáo chuyển tiếp email Office 365 bằng PowerShell

Chuyển tiếp email cho phép bạn thiết lập hộp thư để tự động chuyển tiếp thư đến các hộp thư khác. Cả người dùng và quản trị viên đều tạo và quản lý chuyển tiếp email trong Exchange Online. Các cách thông thường là chuyển tiếp SMTP, Quy tắc truyền tải và Quy tắc hộp thư đến. Việc thiết lập chuyển tiếp email không có hạn chế sẽ làm tăng nguy cơ chia sẻ dữ liệu bí mật với các tài khoản khác.

Tại sao điều quan trọng là phải tìm hộp thư Office 365 có quy tắc chuyển tiếp email?

Dựa trên báo cáo quy tắc chuyển tiếp email, bạn có thể thu được những thông tin quan trọng dưới đây.

1. Xác định những nhân viên ghi đè cấu hình chuyển tiếp email của quản trị viên.
2. Xác định các hộp thư có bộ chuyển tiếp bên ngoài.
3. Đảm bảo bảo mật email: Dữ liệu nhạy cảm có thể được chia sẻ với đối tượng ngoài ý muốn.
4. Ngăn chặn các email quan trọng được báo cáo là thư rác: Điều cần thiết là phải xóa khách hàng và nhà cung cấp bên thứ ba khỏi cài đặt chuyển tiếp email sau khi doanh nghiệp có nhu cầu. Khi bỏ lỡ việc loại bỏ, người nhận liên quan có thể báo cáo đó là thư rác. Do đó, nguy cơ các email quan trọng rơi vào danh mục thư rác là rất cao.

Làm cách nào để nhận quy tắc chuyển tiếp email cho hộp thư?

Sử dụng giao diện người dùng: Thực hiện theo điều hướng bên dưới, bạn có thể xem tất cả các quy tắc và cấu hình chuyển tiếp email trong trung tâm quản trị Exchange Online (EAC). Tuy nhiên, bạn không thể xem quy tắc hộp thư đến thông qua UI là một nhược điểm rất lớn.

1. Thiết lập chuyển tiếp email: Bạn không thể xem trực tiếp địa chỉ chuyển tiếp email. Bạn cần nhấp vào hồ sơ của từng người dùng. Chọn tùy chọn 'Quản lý cài đặt luồng thư' để xem các địa chỉ chuyển tiếp đã được định cấu hình.
2. Quy tắc truyền tải: Chuyển đến 'Luồng thư' và chọn 'Quy tắc'. Bạn có thể xem tất cả các quy tắc chuyển tiếp email được chuyển hướng và các quy tắc truyền tải khác trong tổ chức của mình.

Sử dụng PowerShell: Bạn có thể sử dụng lệnh ghép ngắn PowerShell của Exchange Online, Get-Mailbox, Get-InboxRule, và Get-TransportRule. Nhưng bạn sẽ không nhận được các thuộc tính quan trọng mô tả việc chuyển tiếp email trong tổ chức của mình. Bạn cần sử dụng nhiều bộ lọc, thực thi để có được báo cáo mong muốn.

Để khắc phục sự phức tạp của UI và PowerShell, chúng tôi đã tạo tập lệnh PowerShell tất cả trong một. Nó giúp xác định tất cả các cấu hình chuyển tiếp email như chuyển tiếp email bên ngoài, quy tắc hộp thư đến và quy tắc truyền tải được thiết lập cùng nhau. Chúng ta hãy bắt đầu!

Điểm nổi bật của kịch bản:

• Tạo 3 các báo cáo quy tắc chuyển tiếp email khác nhau.
• Tự động cài đặt mô-đun Exchange Online khi bạn xác nhận khi mô-đun này không có sẵn trong máy của bạn.
• Hiển thị các hộp thư trong đó tính năng chuyển tiếp email được định cấu hình thông qua 'Chuyển tiếp địa chỉ SMTP' và 'Chuyển tiếp Tới'.
• Liệt kê tất cả quy tắc hộp thư đến chuyển tiếp email đến hộp thư của người khác.
• Xác định quy tắc truyền tải chuyển hướng email đến hộp thư
• Hỗ trợ cả tài khoản MFA và không phải MFA .
• Xuất báo cáo ở định dạng CSV.
• Tập lệnh thân thiện với người lập lịch. Bạn có thể tự động tạo báo cáo khi chuyển thông tin xác thực dưới dạng tham số.

Tải xuống tập lệnh: EmailForwardingReport.ps1

Báo cáo chuyển tiếp email - Tổng quan về thực thi tập lệnh

Bằng cách sử dụng tập lệnh của chúng tôi, bạn có thể nhận được báo cáo chuyển tiếp email chi tiết về các hộp thư trong tổ chức của mình. Chúng tôi đã thiết kế tập lệnh để hỗ trợ quản trị viên theo dõi những người dùng chuyển tiếp email đến tài khoản cá nhân và tài khoản bên ngoài của họ. Nó cũng tiết lộ tất cả các quy tắc và cấu hình chuyển tiếp email được tìm thấy trong tổ chức của bạn. Chúng tôi đã phác thảo các bước cung cấp đầu vào và tạo báo cáo dưới đây.

Liệt kê các hộp thư Office 365 có chuyển tiếp email

Người dùng có thể ghi đè cấu hình chuyển tiếp email của quản trị viên bằng cách tạo thiết lập chuyển tiếp của họ trong Hộp thư đến (Điều hướng giao diện người dùng: Hộp thư đến-> Cài đặt Outlook-> Thư-> Chuyển tiếp). Quản trị viên có thể so sánh và tìm hồ sơ người dùng không khớp bằng cách sử dụng báo cáo chuyển tiếp email của chúng tôi. Người dùng chuyển tiếp email đến các tài khoản trái phép cũng sẽ bị lộ.

.\EmailForwardingReport.ps1

Đây là báo cáo mặc định trong tập lệnh của chúng tôi. Báo cáo chuyển tiếp hộp thư có các thuộc tính như được hiển thị trong hình ảnh. 'Chuyển tiếp địa chỉ SMTP' hiển thị cả địa chỉ chuyển tiếp email nội bộ và bên ngoài, trong khi đó 'Chuyển tiếp đến' hiển thị tên của tên người nhận chuyển tiếp nội bộ.

Đầu ra mẫu:

Tìm tất cả quy tắc hộp thư đến bằng chuyển tiếp email

Bằng cách sử dụng quy tắc hộp thư đến, người dùng có thể chuyển tiếp email, chuyển tiếp email dưới dạng tệp đính kèm hoặc chuyển hướng email đến các tài khoản khác. Trách nhiệm chính của quản trị viên là xác định những người dùng này để tăng cường bảo mật dữ liệu. Ngoài ra, điều cực kỳ quan trọng là xác định các quy tắc hộp thư đến chuyển tiếp email đến người dùng bên ngoài.

Để có được các quy tắc hộp thư đến với tính năng chuyển tiếp email, bạn có thể chạy tập lệnh bằng nút chuyển ‘InboxRules’.

.\EmailForwardingReport.ps1 -InboxRules

Hãy tham khảo hình ảnh để biết các thuộc tính do quy tắc hộp thư đến cung cấp cùng với báo cáo chuyển tiếp email. Quản trị viên quyết định cách ngăn chặn tốt nhất để ngừng chuyển tiếp email nội bộ và bên ngoài không được phép bằng cách sử dụng các thuộc tính 'Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm',' Chuyển tiếp đến', và 'Chuyển hướng đến' trong báo cáo.

Đầu ra mẫu:

Nhận tất cả quy tắc luồng thư với chuyển tiếp email

Các quy tắc truyền tải thực hiện hành động đối với các tin nhắn trong khi chúng đang được chuyển đi chứ không phải sau khi chúng được gửi. Do sơ suất, người dùng có thể tiếp tục gửi email đến những người nhận không còn tồn tại. Quản trị viên phải hành động dựa trên điều đó và chuyển hướng email để duy trì luồng thư thích hợp trong toàn tổ chức.

Để nhận các quy tắc truyền tải chuyển hướng email đến các hộp thư khác, hãy chạy tập lệnh với thông số chuyển đổi ‘MailFlowRules’.

.\EmailForwardingReport.ps1 -MailFlowRules

Xem hình ảnh bên dưới để biết các thuộc tính trong quy tắc truyền tải với báo cáo chuyển tiếp email. Sử dụng báo cáo này để tìm người nhận email được chuyển hướng và các chi tiết bổ sung khác về quy tắc được chuyển hướng.

Đầu ra mẫu:

Lên lịch báo cáo chuyển tiếp email Office 365

Bạn có thể lên lịch cho tập lệnh PowerShell để chuẩn bị báo cáo thống kê và thiết lập các quy tắc chuyển tiếp email tốt hơn. Để lên lịch thực hiện, bạn có thể sử dụng tài khoản MFA và không phải MFA.

Để sử dụng tài khoản quản trị viên không phải MFA, hãy thử định dạng bên dưới.

.\EmailForwardingReport.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password (password) -InboxRules

Nếu tài khoản quản trị viên có MFA thì họ không thể sử dụng trực tiếp để lên lịch. Thay vào đó, bạn phải tắt MFA dựa trên Chính sách truy cập có điều kiện để nó hoạt động.

Các cách chặn chuyển tiếp email tự động - Nhanh chóng

Tuy nhiên, bất chấp những cảnh báo và hạn chế được đưa ra cho người dùng, bạn không thể tiếp tục mạo hiểm với dữ liệu kinh doanh. Bạn có thể chấm dứt những người dùng chuyển tiếp email không phù hợp dựa trên dữ liệu trong báo cáo của chúng tôi. Chúng tôi đề xuất các phương pháp thường được sử dụng để chặn hoàn toàn người dùng của bạn sử dụng tiện ích chuyển tiếp email.

• Sử dụng chính sách lọc thư rác gửi đi để kiểm soát các quy tắc chuyển tiếp email bên ngoài.
• Sử dụng Miền từ xa để chặn các quy tắc chuyển tiếp tự động.
• Sử dụng quy tắc truyền tải để chặn tự động chuyển tiếp.
• Sử dụng kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) để ẩn các tùy chọn tự động chuyển tiếp.
• Sử dụng chính sách ứng dụng web Outlook để chặn chuyển tiếp email.

Nhận báo cáo chuyển tiếp email chi tiết hơn:

Để nhận được báo cáo chuyển tiếp email chi tiết hơn về

• Phương pháp cấu hình

  • Chuyển tiếp SMTP
  • Chuyển tiếp quy tắc hộp thư đến

• Miền được định cấu hình

  • Chuyển tiếp email tới miền nội bộ
  • Chuyển tiếp email đến tên miền bên ngoài

• Quy tắc hộp thư đến

  • Quy tắc hộp thư đến với chuyển tiếp nội bộ
  • Quy tắc hộp thư đến với chuyển tiếp bên ngoài

• Báo cáo tóm tắt chuyển tiếp hộp thư

bạn có thể xem qua Công cụ kiểm tra và báo cáo của AdminDroid Microsoft 365.

AdminDroid cung cấp 1500+ báo cáo dựng sẵn và 20 bảng thông tin thông minh, hấp dẫn về mặt hình ảnh để biết nhanh về môi trường Office 365 của bạn. Công cụ này cung cấp các báo cáo về báo cáo, kiểm tra, phân tích, thống kê sử dụng, bảo mật & tuân thủ của Office 365, v.v.

Mỗi báo cáo cung cấp phân tích đồ họa được hỗ trợ bởi AI để hiểu rõ hơn về dữ liệu theo cách hấp dẫn trực quan.

Ngoài ra, AdminDroid còn cung cấp hơn 100 báo cáo và trang tổng quan hoàn toàn miễn phí. Nó bao gồm các báo cáo về Người dùng, Giấy phép, Nhóm, Thành viên nhóm, Thiết bị, Hoạt động đăng nhập, Thay đổi mật khẩu, Thay đổi giấy phép, v.v. Phiên bản miễn phí không có bất kỳ hạn chế nào trong các chức năng báo cáo như tùy chỉnh, lập lịch và xuất. Tải xuống công cụ báo cáo Office 365 miễn phí của AdminDroid và xem công cụ này giúp ích cho bạn như thế nào.

Chúng tôi hy vọng blog này hữu ích để nhận được báo cáo chuyển tiếp email chi tiết thành công.