Trả lời tự động |Office 365 sử dụng Thư mục chung

Trong bài viết hiện tại, chúng tôi xem xét việc triển khai quy tắc hộp thư Trả lời tự động bằng Thư mục chung trong môi trường dựa trên Office 365.

Trong kịch bản của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Thư mục công cộng Exchange Online làm “hộp thư dịch vụ” cho bộ phận nhân sự. Thư mục Công cộng sẽ đóng vai trò như một “nơi chứa” các hồ sơ xin việc được gửi bởi những người nhận bên ngoài đăng ký một lời mời làm việc cụ thể.

Thư mục Công cộng sẽ được định cấu hình là Thư mục Công cộng được kích hoạt qua thư.
Người nhận bên ngoài sẽ được hướng dẫn gửi sơ yếu lý lịch của họ đến địa chỉ E-mail của Thư mục Công cộng Nhân sự.

Thư mục Công cộng của nhân sự sẽ được cấu hình để sử dụng Trả lời Tự động.
Mỗi lần E-mail đó đến Thư mục Công cộng của nhân sự, Thư mục Công cộng sẽ phản hồi bằng cách sử dụng mẫu E-mail được xác định trước để thông báo cho người gửi rằng sơ yếu lý lịch đã được chấp nhận và như vậy.

Quy trình Trả lời Tự động Thư mục Công cộng sẽ được triển khai bằng cách tạo quy tắc hộp thư. Khi xử lý “đối tượng Thư mục công cộng Exchange”, chúng tôi sẽ tạo quy tắc hộp thư đến bằng tính năng có tên - Trợ lý thư mục.

Định cấu hình Trả lời Tự động bằng cách sử dụng kịch bản công việc Thư mục công cộng

Nhu cầu kinh doanh mà chúng tôi cần đáp ứng bao gồm các yêu cầu sau:

• Chúng tôi cần cung cấp cho bộ phận Nhân sự một “kho lưu trữ trung tâm” dành cho các E-mail được gửi bởi người nhận bên ngoài, những người ứng tuyển vào một vị trí công việc và gửi sơ yếu lý lịch của họ.
• Nếu có thể, chúng tôi muốn tránh bằng cách mua giấy phép cho mục đích này (sử dụng hộp thư chuyên dụng). Vì lý do này, cửa hàng trung tâm sẽ được triển khai bằng cách sử dụng Thư mục chung.

• Thư mục Công cộng sẽ được đặt tên - jobs
• Người dùng tổ chức sẽ quản lý “Thư mục công việc công việc” là - Bob (Bob là người quản lý bộ phận Nhân sự). Bob sẽ được cấp quyền của chủ sở hữu nên anh ấy sẽ có thể quản lý Thư mục công việc chung.
• Nhân viên Phòng Nhân sự sẽ có quyền biên tập xuất bản đối với Thư mục Công việc Công việc, do đó họ sẽ có thể truy cập thông tin được lưu trữ trong Thư mục Công cộng.
• Thư mục Công việc Công việc sẽ được cấu hình để trả lời bằng một thông báo email tự động cho mỗi E-mail sẽ được gửi bởi những người nộp đơn xin việc bên ngoài. Reply\Respond sẽ bao gồm chữ ký + logo công ty.
• Thư mục chung sẽ được định cấu hình là Thư mục chung được kích hoạt thư. Địa chỉ E-mail sẽ được gán cho Thư mục công việc việc làm là - jobs@o365info.com
• Một bản sao của mỗi địa chỉ E-mail được gửi đến Thư mục Công việc Việc làm sẽ được chuyển tiếp đến người có trách nhiệm về Nhân sự có tên - Angelina.

Trong sơ đồ sau, chúng ta có thể thấy diễn biến của kịch bản mong muốn.

Tiền tố

Để có thể hoàn thành tất cả các yêu cầu về “kịch bản kinh doanh”, chúng tôi sẽ cần thực hiện “12 bước”.

• Bài viết hiện tại mô tả bước 1-6.
• Bài viết tiếp theo mô tả các bước 7-12.

Bước 1#12 - Tạo thư mục Public mới

Trong bước này, chúng tôi sẽ tạo một Thư mục chung mới đóng vai trò là “hộp thư dịch vụ” cho bộ phận Nhân sự.

Giả định cơ bản là bạn đã có cơ sở hạ tầng thư mục chung Exchange Online. Nếu bạn cần tạo thư mục chung từ đầu, hãy thực hiện các bước dưới đây:

• Đăng nhập vào trung tâm quản trị Exchange Online
• Trên thanh menu bên trái, chọn menu - thư mục công cộng
• Trên thanh menu trên cùng, chọn menu - thư mục công cộng
• Nhấp vào biểu tượng dấu cộng

• Viết tên thư mục công cộng. Trong ví dụ của chúng tôi, tên Thư mục chung là - Công việc
• Nhấp vào - Lưu

Bước 2#12 - Định cấu hình thư mục Public là thư mục Public hỗ trợ Email

Trong bước này, chúng tôi sẽ định cấu hình “Thư mục công việc” làm Thư mục chung được kích hoạt thư.

Định cấu hình Thư mục chung dưới dạng Thư mục chung được kích hoạt thư, cho phép chúng tôi biến Thư mục chung thành “đối tượng người nhận Exchange”.

Khi chúng tôi kích hoạt tùy chọn cài đặt thư Thư mục chung, một địa chỉ E-mail sẽ được Exchange Online gán cho Thư mục chung và Thư mục chung có thể hoạt động như một “người nhận Exchange tiêu chuẩn”.

Ví dụ: chúng tôi có thể gửi E-mail đến Thư mục chung; Thư mục Công cộng có thể gửi E-mail, v.v.

Để định cấu hình Thư mục chung công việc mới dưới dạng Thư mục chung được kích hoạt thư, hãy làm theo các bước sau:

• Chọn Thư mục chung được yêu cầu (trong ví dụ của chúng tôi là Thư mục chung việc làm)
• Trong ngăn thuộc tính bên phải, trong - Cài đặt thư - Đã tắt, chọn tùy chọn - Bật

• Nhấp vào Có để lưu cài đặt

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy rằng bây giờ, Thư mục công việc được định cấu hình là - Thư mục chung được kích hoạt thư.

Bước 3#12 - Quản lý địa chỉ E-mail thư mục công cộng

Chủ đề - Thư mục công cộng được kích hoạt trong môi trường dựa trên Exchange Online, hơi phức tạp một chút.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách giải quyết một số thách thức mà Exchange đặt ra trước chúng ta liên quan đến Thư mục chung hỗ trợ thư.

Trong kịch bản của chúng tôi, chúng tôi muốn tạo một cấu hình trong đó Thư mục chung sẽ gửi trả lời tự động cho người gửi bên ngoài gửi sơ yếu lý lịch của họ.

Trả lời tự động sẽ được triển khai bằng cách sử dụng địa chỉ E-mail được xác định trước.
Trong trường hợp cụ thể của chúng tôi, địa chỉ E-mail là - Jobs@o365info.com

Hầu hết thời gian, “người gửi” gửi sơ yếu lý lịch của họ sẽ được coi là “người gửi bên ngoài” nghĩa là người nhận không phải là tổ chức.

Exchange Online và chính sách địa chỉ E-mail Thư mục Công cộng mặc định.

Trong môi trường dựa trên Exchange Online, địa chỉ E-mail sẽ được tự động gán cho một thư mục chung khi chúng tôi đặt cấu hình Thư mục chung là “Thư mục chung được kích hoạt thư” là - một địa chỉ E-mail bao gồm đối tượng thuê Office 365 onmicrosoft tên miền.
Ngoài ra, địa chỉ E-mail onmicrosoft sẽ được định cấu hình làm địa chỉ E-mail chính.

Mặc dù chúng tôi có thể thêm địa chỉ E-mail bổ sung vào Thư mục chung hỗ trợ thư, nhưng theo mặc định, chúng tôi không thể đặt địa chỉ E-mail này làm địa chỉ E-mail chính vì chính sách email mặc định của Thư mục công cộng Exchange sẽ không bật tùy chọn này.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn tạo một số cài đặt, trong đó Thư mục Công cộng Nhân sự sẽ gửi E-mail trả lời tự động, sử dụng “địa chỉ E-mail công khai” (Jobs@o365info.com) và không phải địa chỉ E-mail onmicrosoft chính mặc định.

Để có thể đáp ứng yêu cầu này, chúng tôi sẽ cần tắt chính sách địa chỉ E-mail Exchange Online Public Folder mặc định.

Một trở ngại nữa mà chúng ta sẽ phải vượt qua là - “Chính sách bảo mật Thư mục Công cộng” mặc định của Exchange Online.

Theo mặc định, Exchange Online cho phép chỉ người dùng tổ chức gửi E-mail đến “Thư mục công cộng và ngăn người nhận bên ngoài gửi E-mail đến Thư mục công cộng hỗ trợ thư .

Để cho phép người nhận bên ngoài gửi E-mail đến “Thư mục công việc”, chúng tôi sẽ cần cập nhật các quyền Chính sách bảo mật Thư mục công mặc định.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ hoàn thành các nhiệm vụ sau:

• 1 - Thêm địa chỉ E-mail công khai vào Thư mục chung của công việc.
• 2 - Vô hiệu hóa Chính sách địa chỉ email thư mục công cộng Exchange Online mặc định.
• 3 - Đặt địa chỉ E-mail trả lời công việc Địa chỉ E-mail.
• 4 - Định cấu hình Thư mục chung để chấp nhận E-mail từ người nhận bên ngoài.

3.1 - Thêm địa chỉ E-mail công khai vào thư mục công việc

Để thêm địa chỉ E-mail bổ sung vào Thư mục công cộng Exchange Online, hãy làm theo các bước sau:

• Chọn Thư mục chung cụ thể (trong ví dụ của chúng tôi là Thư mục chung Công việc)
• Nhấp vào biểu tượng bút chì (chỉnh sửa)

• Trên thanh menu bên trái, chọn menu địa chỉ email
• Nhấp vào biểu tượng bút chì (chỉnh sửa)

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy địa chỉ E-mail “onmicrosoft” mặc định được Exchange Online tạo tự động khi chúng ta đặt cấu hình Thư mục chung là “Thư mục chung được kích hoạt thư”.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn thêm địa chỉ E-mail sau - Jobs@o365info.com

• Trong phần *Địa chỉ email: ghi địa chỉ email được yêu cầu
• Nhấp vào OK

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy rằng một địa chỉ E-mail mới đã được thêm

• Nhấp vào Lưu

3.2 - Tắt Chính sách địa chỉ email thư mục công cộng Exchange Online mặc định.

Để có thể hủy chính sách địa chỉ E-mail Exchange Public Folder mặc định, chính sách này ngăn chúng tôi định cấu hình địa chỉ E-mail mong muốn (Jobs@o365info.com) làm địa chỉ E-mail chính, chúng tôi sẽ cần chạy lệnh PowerShell.

Set-MailPublicFolder -Identity "\<Public Folder name>" -EmailAddressPolicyEnabled $False

Trong ví dụ của chúng tôi, cú pháp lệnh PowerShell mà chúng tôi sử dụng là:

Set-MailPublicFolder -Identity "\jobs" -EmailAddressPolicyEnabled $False

3.3 - Đặt công việc trả lời địa chỉ E-mail công khai Địa chỉ E-mail

Trong bước này, chúng tôi sẽ đặt địa chỉ E-mail công khai (Jobs@o365info.com) làm
địa chỉ E-mail chính.

• Chọn Thư mục chung cụ thể. Trong ví dụ của chúng tôi, Thư mục chung Việc làm (số 1).
• Nhấp vào biểu tượng bút chì (chỉnh sửa) (số 2).
• Trên thanh menu bên trái, chọn menu địa chỉ email (số 3).
• Chọn địa chỉ E-mail cần chỉnh sửa (số 4).
• Nhấp vào biểu tượng bút chì (chỉnh sửa) (số 5).

• Chọn hộp tùy chọn - đặt địa chỉ này làm địa chỉ trả lời

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy rằng “loại” của địa chỉ E-mail là SMTP. Lưu ý rằng các ký tự được viết bằng chữ in hoa.

Các chữ in hoa cho biết địa chỉ E-mail cụ thể là “địa chỉ E-mail chính”.

• Nhấp vào Lưu

3.4 - Định cấu hình Thư mục chung để chấp nhận E-mail từ người nhận bên ngoài

Như đã đề cập, chính sách bảo mật Thư mục công cộng Exchange Online mặc định “chỉ cho phép” người nhận tổ chức gửi E-mail đến Thư mục công cộng hỗ trợ thư.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn cho phép người nhận bên ngoài gửi E-mail đến “Thư mục công việc”. Để có thể loại bỏ hạn chế Exchange Online này, chúng ta sẽ cần sử dụng lệnh PowerShell.

Cú pháp lệnh PowerShell mà chúng ta cần sử dụng là:

Add-PublicFolderClientPermission -identity "\<Public Folder name>" -User Anonymous -AccessRights CreateItems

Trong ví dụ của chúng tôi, cú pháp lệnh PowerShell mà chúng tôi sử dụng là:

Add-PublicFolderClientPermission -identity "\Jobs" -User Anonymous -AccessRights CreateItems

Nếu chưa quen với quy trình này, bạn có thể đọc bài viết Kết nối với Exchange Online PowerShell.

Bước 4#12 - Gán quyền của Chủ sở hữu cho trình quản lý Thư mục Công cộng

Trong bước này, chúng tôi muốn gán “quyền của chủ sở hữu” cho người dùng tổ chức, người sẽ quản lý các công việc Thư mục chung. Trong kịch bản của chúng tôi, Bob là giám đốc bộ phận Nhân sự.

Để định cấu hình quyền của Thư mục chung, hãy làm theo các bước sau:

• Chọn Thư mục chung cụ thể (trong ví dụ của chúng tôi là Thư mục chung việc làm) (số 1).
• Bấm vào biểu tượng bút chì (chỉnh sửa) (số 2).

• Nhấp vào biểu tượng dấu cộng.

Nhấp vào nút Duyệt….

• Từ danh sách người nhận, chọn người nhận cần thiết. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn Bob.
• Nhấp vào OK.

• Trong hộp Quyền thư mục công cộng, chọn các quyền cần thiết. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn chủ sở hữu.
• Nhấp vào Lưu.

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy Bob đang có quyền của chủ sở hữu.

Bước 5#12 - Tạo quy tắc hộp thư trả lời tự động trong Thư mục Công cộng bằng cách sử dụng Trợ lý Thư mục qua Outlook

Trong phần này, chúng ta sẽ tạo quy tắc Thư mục Công cộng trả lời tự động.

Việc triển khai phản hồi tự động sẽ được thực hiện bằng cách sử dụng tùy chọn tính năng Exchange - quy tắc hộp thư đến.

Trong trường hợp chúng tôi muốn gán quy tắc hộp thư đến cho Thư mục công cộng Exchange, quy tắc sẽ được tạo thông qua tùy chọn có tên - Trợ lý thư mục.

Để có thể truy cập tùy chọn Thư mục chung - Trợ lý thư mục, chúng ta sẽ cần sử dụng giao diện ứng dụng thư khách Outlook.

Theo mặc định, ứng dụng thư Outlook (Outlook 2013, 2016) không hiển thị cây Thư mục Công cộng.

Bước đầu tiên sẽ là định cấu hình Outlook để hiển thị cây Thư mục Công cộng và bước tiếp theo sẽ là - sử dụng Trợ lý Thư mục Công cộng để tạo quy tắc trả lời tự động cần thiết.

Bước 5.1 Hiển thị phân cấp Thư mục Công cộng trong Outlook

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng hộp thư Bob để tạo quy tắc trả lời tự động Thư mục Công cộng được yêu cầu.

• Để có thể hiển thị cây thư mục Public, trên thanh công cụ Outlook phía dưới, nhấp vào menu ba dấu chấm (…)

• Chọn - Thư mục.

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy cây Thư mục Công cộng và thư mục Công việc đã được định cấu hình ở các bước trước.

Bước 5.2 Tạo quy tắc hộp thư trả lời tự động bằng Thư mục chung - Trợ lý thư mục

Trong phần này, chúng tôi sẽ sử dụng Thư mục chung - Trợ lý thư mục để tạo quy tắc hộp thư đến trả lời tự động.

• Nhấp chuột phải vào Thư mục chung được yêu cầu. Trong ví dụ của chúng tôi - chúng tôi chọn Thư mục công việc công việc
• Chọn trình đơn Thuộc tính…

• Nhấp vào nút Trợ lý thư mục…

Nhấp vào nút Thêm quy tắc…

• Chọn hộp tùy chọn - Trả lời bằng
• Nhấp vào nút Mẫu…

Trong ảnh chụp màn hình sau đây, chúng ta có thể thấy một ví dụ. Mẫu này được triển khai dưới dạng “tin nhắn E-mail mới”.

• Thêm văn bản trả lời tự động cần thiết
• Chọn - Lưu & Đóng

• Nhấp vào OK

• Nhấp vào Có để lưu cài đặt quy tắc trả lời tự động

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy rằng một quy tắc mới đã được tạo.

• Nhấp vào OK

• Nhấp vào OK để lưu cài đặt quy tắc trả lời tự động

Bước 6#12 - Xác minh rằng quy tắc hộp thư trả lời tự động của Thư mục Công cộng hoạt động đúng

Trong phần này, chúng tôi muốn xác minh xem “quy tắc Thư mục công cộng trả lời tự động” đã được định cấu hình ở bước trước có hoạt động bình thường hay không.

Để kiểm tra quy tắc hộp thư đến Việc làm, chúng tôi sẽ sử dụng địa chỉ E-mail Angelina và gửi tin nhắn E-mail đến địa chỉ E-mail của Thư mục Công cộng Việc làm (Jobs@o365info.com).

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy Angelina tạo một E-mail mới và gửi E-mail đến địa chỉ E-mail - Jobs@o365info.com.

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy rằng phản hồi E-mail trả lời tự động đã được gửi một cách hữu ích bởi “Thư mục công việc việc làm. ”

Trong bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ Thiết lập Trả lời tự động trong Office 365 bằng Thư mục chung | Phần 4 #7.