Định cấu hình Trả lời Tự động (Vắng mặt) bằng Outlook, OWA và PowerShell | Phần 2#7

Trong bài viết hiện tại, chúng tôi sẽ xem xét cách định cấu hình tùy chọn Trả lời tự động (Trợ lý vắng mặt) trong môi trường dựa trên Exchange. Hầu hết, việc kích hoạt Trả lời tự động (Trợ lý ngoài văn phòng) sẽ do chính người dùng thực hiện thông qua giao diện đồ họa Outlook hoặc OWA. Ngoài ra, quản trị viên Exchange có thể quản lý cài đặt Trả lời tự động (Trợ lý vắng mặt) bằng PowerShell.

Định cấu hình Trả lời Tự động (Vắng mặt) bằng Outlook

Việc định cấu hình Trả lời tự động (Vắng mặt) bằng Outlook được thực hiện theo các bước sau:

• Chọn trình đơn Tệp

• Chọn - Trả lời tự động

Chúng tôi có thể sử dụng “văn bản” Trả lời tự động khác nhau cho người dùng tổ chức nội bộ so với người nhận bên ngoài (người nhận không thuộc tổ chức).

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng cùng một “văn bản phản hồi tự động” cho người dùng nội bộ tổ chức + người nhận bên ngoài.

Định cấu hình “văn bản phản hồi tự động ” cho người nhận là tổ chức

• Chọn tab - Bên trong tổ chức của tôi (số 1).
• Chọn tùy chọn - Gửi trả lời tự động (số 2).
• Chọn tùy chọn - Chỉ gửi trong khoảng thời gian này nếu bạn chỉ muốn kích hoạt Trả lời tự động trong một khoảng thời gian được xác định trước (số 3).
• Trong hộp văn bản, thêm văn bản bắt buộc sẽ được tự động gửi đến người nhận là tổ chức (số 4).

Định cấu hình “văn bản phản hồi tự động ” cho người nhận bên ngoài

• Chọn tab Bên ngoài tổ chức của tôi (Bật) (số 4).
• Chọn - Tự động trả lời những người bên ngoài tổ chức của tôi (số 5).
• Trong hộp văn bản, thêm văn bản bắt buộc sẽ được tự động gửi tới người nhận bên ngoài (số 6).
• Nhấp vào OK để lưu cài đặt (số 7).

Trong phần sau, tôi muốn xem “trải nghiệm” của tổ chức người nhận muốn gửi E-mail đến một người nhận tổ chức khác đã kích hoạt tùy chọn Trả lời Tự động (Vắng mặt).

Khi người gửi thêm E-mail của người nhận tổ chức sẽ kích hoạt tùy chọn Trả lời Tự động, một mẹo thư sẽ xuất hiện ở đầu thư E-mail.

Mẹo thư Exchange thông báo cho người gửi rằng người nhận đích không có mặt trong một khoảng thời gian cụ thể.

Trong ví dụ của chúng tôi, khi người gửi gửi E-mail đến người nhận ở tổ chức khác đã kích hoạt Trả lời tự động, E-mail trả lời tự động sẽ được gửi lại cho người gửi.

Thêm quy tắc hộp thư đến vào Trả lời tự động hiện có (Vắng mặt)

Một tính năng thú vị bổ sung mà chúng tôi có thể sử dụng ngoài cài đặt Trả lời tự động (Vắng mặt) tiêu chuẩn là - tùy chọn tạo quy tắc hộp thư đến mới, sẽ được “đính kèm” với Trả lời tự động ( Ra khỏi văn phòng).

Điểm đặc biệt của cấu hình này là quy tắc hộp thư đến bị “ràng buộc” với điều kiện Trả lời tự động (Vắng mặt).

Nói cách khác, quy tắc hộp thư đến mà chúng tôi xác định bằng cách sử dụng Trả lời tự động (Vắng mặt), sẽ chỉ được kích hoạt khi tùy chọn Trả lời tự động (Vắng mặt) được kích hoạt.

Bằng cách sử dụng tùy chọn này, chúng tôi có thể xác định một kịch bản Trả lời tự động phức tạp.
Ví dụ: thêm một “hành động” bổ sung trong trường hợp người gửi là một người gửi cụ thể.

Để thêm quy tắc hộp thư đến vào Trả lời tự động (Vắng mặt) hiện có, hãy làm theo các bước sau:

Truy cập cài đặt của cài đặt Trả lời tự động (Vắng mặt) hiện có.

• Nhấp vào nút Quy tắc ..

• Nhấp vào nút Thêm ..

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy giao diện của “quy tắc hộp thư đến mới”.

Chúng tôi có thể xác định điều kiện bắt buộc để kích hoạt quy tắc, chẳng hạn như - trong trường hợp người gửi là người nhận cụ thể, hãy thực hiện “điều gì đó” (mẫu trả lời duy nhất, chuyển tiếp bản sao của E-mail, v.v.).

Định cấu hình Trả lời Tự động (Vắng mặt) bằng OWA

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét cách kích hoạt tùy chọn Trả lời tự động (Vắng mặt) bằng ứng dụng thư khách OWA.

• Đăng nhập vào tài khoản Office 365 OWA của bạn

Trong ví dụ cụ thể của chúng tôi, Trả lời tự động (Vắng mặt) đã được kích hoạt. Khi người dùng đăng nhập vào OWA, một thông báo sẽ xuất hiện.

• Nhấp vào biểu tượng cài đặt

• Chọn menu Trả lời tự động

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy rằng chúng ta chỉ có thể định cấu hình cài đặt Trả lời tự động (Vắng mặt) cho người dùng tổ chức hoặc ngoài ra, cho cả người nhận bên ngoài.

Hai phần khác nhau mô tả như sau:

1. người gửi bên trong tổ chức của tôi
2. người gửi bên ngoài tổ chức của tôi

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn “kích hoạt” Trả lời tự động (Vắng mặt) cho người nhận nội bộ và bên ngoài.

• Chọn hộp tùy chọn - Gửi trả lời tự động (số 1).
• Trong Hộp văn bản, thêm văn bản\thông tin “Outlook of office ” (số 2).

Trong trường hợp bạn cũng cần đặt Trả lời tự động (Vắng mặt) cho người nhận bên ngoài, hãy làm theo các bước sau:

• Chọn tùy chọn- gửi trả lời tự động cho tất cả người gửi bên ngoài (số 1).
• Trong Hộp văn bản, thêm văn bản\thông tin “Outlook of office ” (số 2).

Định cấu hình Trả lời Tự động (Vắng mặt) bằng PowerShell

Trong phần này, tôi muốn xem xét ngắn gọn một ví dụ về cách quản lý Trả lời tự động (Vắng mặt) bằng PowerShell trong môi trường dựa trên Office 365 (Exchange Online).

Việc sử dụng PowerShell để quản lý Trả lời tự động có hai ưu điểm khác biệt:

1. Triển khai Trả lời tự động ở chế độ hàng loạt

Sử dụng tùy chọn PowerShell, cho phép quản trị viên Exchange kích hoạt Trả lời tự động (Trợ lý vắng mặt) cho nhiều người dùng tổ chức (chế độ hàng loạt).

2. Định cấu hình cài đặt Trả lời tự động cho một người nhận cụ thể mà không cần thông tin xác thực của người dùng.

Khi sử dụng PowerShell, quản trị viên Exchange Online có thể đặt cấu hình cài đặt Trả lời tự động cho một người dùng cụ thể mà không cần truy cập vào hộp thư của người dùng hoặc có thông tin xác thực của người dùng.

Nhận thông tin về cài đặt Trả lời tự động (Vắng mặt) của người nhận cụ thể

Get-MailboxAutoReplyConfiguration <Identity>

Tắt cài đặt tin nhắn Vắng mặt đối với người nhận cụ thể

Set-MailboxAutoReplyConfiguration <Identity> -AutoReplyState Disabled

Kích hoạt Trả lời Tự động (Vắng mặt) cho người nhận bên ngoài và người nhận nội bộ cho những người nhận cụ thể

Set-MailboxAutoReplyConfiguration <Identity> -AutoReplyState Enabled
-InternalMessage "OOF message to internal recipients"
-ExternalAudience all

Kích hoạt Trả lời Tự động (Vắng mặt) cho người nhận bên ngoài và nội bộ | Chế độ hàng loạt

Get-Mailbox -RecipientType UserMailbox |
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -AutoReplyState Enabled
-InternalMessage "OOF message to internal recipients"-ExternalAudience all

Kích hoạt Trả lời Tự động (Vắng mặt) cho người nhận bên ngoài + nội bộ + lịch trình

Set-MailboxAutoReplyConfiguration <Identity> -AutoReplyState Scheduled -StartTime "<Date>? -EndTime "<Date>" -ExternalMessage "OOF message to external recipients" -InternalMessage "OOF message to internal recipients

Bài viết tiếp theo trong loạt bài hiện tại

Thiết lập Trả lời tự động trong Office 365 bằng Thư mục chung | Phần 3#7