Khôi phục hộp thư Exchange Online đã xóa trong môi trường Office 365 | Tiền tố | Phần 01#23

Loạt bài viết hiện tại đề cập đến chủ đề - khôi phục hoặc khôi phục hộp thư đã xóa trong môi trường Office 365 (Exchange Online). Điều thú vị về “Khôi phục hộp thư đã xóa” trong môi trường dựa trên Office 365 là hầu hết chúng ta (bao gồm cả tôi), không hiểu đầy đủ những gì đang xảy ra đằng sau hậu trường của “vùng đất hộp thư đã xóa”. ”

Các vấn đề (thách thức) của việc khôi phục hộp thư Exchange Online

1. Mức độ kiến thức
Không có mối tương quan phù hợp giữa tầm quan trọng cao của “nhu cầu khôi phục hộp thư Exchange Online” so với mức độ kiến thức và thông tin công khai có sẵn về chủ đề quan trọng này.

Sự thiếu hiểu biết này đang gây ra sự thất vọng, “khôi phục lỗi hộp thư” mà tệ hại nhất là mất dữ liệu được lưu trong hộp thư Exchange Online.

2. Môi trường phức tạp
Hầu hết các tổ chức nhỏ (SMB) sử dụng cơ sở hạ tầng thư rất cơ bản, trong đó tất cả tài khoản người dùng và cơ sở hạ tầng thư đều được cơ sở hạ tầng quản lý Office 365 “lưu trữ và quản lý hoàn toàn”.

Đối với tổ chức doanh nghiệp vừa và lớn, trong hầu hết các trường hợp, việc triển khai cơ sở hạ tầng Office 365 và Exchange Online có thể được coi là cơ sở hạ tầng phức tạp dựa trên - cơ sở hạ tầng tại chỗ bao gồm:

Cơ sở hạ tầng tại chỗ - Active Directory cục bộ (On-Premise Active Directory) và cơ sở hạ tầng Exchange cục bộ.
Cơ sở hạ tầng đám mây - bao gồm cơ sở hạ tầng thư mục Office 365 (Azure Active Directory) và cơ sở hạ tầng thư Office 365 (Exchange Online).

Kiểu triển khai này được mô tả là môi trường đồng bộ hóa thư mục và cơ sở hạ tầng Exchange Hybrid.

Kết quả của “môi trường phức tạp” này tạo ra một không gian rộng lớn các kịch bản khôi phục hộp thư Exchange Online có thể xảy ra và không gian lớn các kịch bản “lỗi khôi phục hộp thư Exchange Online có thể xảy ra”.

3. Kịch bản khôi phục hộp thư rất đa dạng.
Loạt bài viết hiện tại bao gồm 23 bài viết

Sở dĩ có số lượng bài viết “vô lý” như vậy là:

Có rất nhiều thông tin và chi tiết mà chúng ta cần biết về đặc điểm của môi trường 365 cũng như mối quan hệ tồn tại giữa Cơ sở hạ tầng tại chỗ với cơ sở hạ tầng Office 365 và Exchange Online.
Có nhiều loại “tùy chọn khôi phục” và quy trình được sử dụng trong một số trường hợp cụ thể cũng như nhiều loại khả năng xử lý trường hợp “lỗi khôi phục hộp thư Exchange Online”.

Câu trả lời

Như thường lệ, kiến thức là sức mạnh!

Kiến thức về cách triển khai quy trình “thực hành tốt nhất” của Exchange Online để khôi phục hộp thư.
Kiến thức về các tùy chọn khôi phục hộp thư có sẵn là gì và khi nào cần chọn tùy chọn khôi phục tốt nhất cho một nhu cầu cụ thể.
Kiến thức về cách khôi phục hoặc khắc phục tình huống lỗi khôi phục hộp thư Exchange Online.”

Ví dụ: để chuẩn bị tốt hơn cho tình huống “khôi phục hộp thư Exchange Online”, bạn nên:

Kích hoạt tùy chọn trên - Thùng rác Active Directory.
Hướng dẫn nhân viên CNTT của bạn về:
- Sự phân nhánh của việc xóa người dùng Active Directory trong môi trường đồng bộ hóa thư mục và Exchange Hybrid.
- Giới hạn thùng rác mặc định của Office 365 là “30 ngày” sẽ lưu các tài khoản người dùng đã xóa và hộp thư Exchange Online trong khoảng thời gian giới hạn là - 30 ngày”.
- Tùy chọn mua giấy phép E3 sẽ cho phép xác định tình huống trong đó hộp thư Exchange Online đã xóa sẽ được lưu trong khoảng thời gian không giới hạn, một tính năng được mô tả là - “hộp thư không hoạt động”.
- Giới thiệu về các ký tự cụ thể của môi trường đồng bộ hóa Thư mục.

Mối quan hệ tồn tại giữa đối tượng người dùng và đối tượng hộp thư là gì?

Trong phần sau đây, tôi muốn xem lại bản chất của mối quan hệ tồn tại giữa tài khoản người dùng Active Directory và hộp thư Exchange.

Mặc dù hầu hết chúng tôi sử dụng thuật ngữ “khôi phục hộp thư Exchange”, nhưng điều quan trọng là chúng tôi hiểu rằng hộp thư Exchange không phải là một thực thể độc lập mà thay vào đó, phải được kết nối với “Người dùng Active Directory sự vật. ”

Nói cách khác, khi chúng ta xử lý tình huống - “hộp thư Exchange đã xóa ” mà chúng ta cần khôi phục, chúng ta cũng sẽ cần xử lý tài khoản người dùng sẽ được “liên kết ” với hộp thư Exchange .

Trường hợp 1 - Hộp thư Exchange và chủ sở hữu hộp thư đã bị xóa
Trong trường hợp tài khoản người dùng được coi là - chủ sở hữu hộp thư Exchange cũng bị xóa, chúng tôi sẽ cần bắt đầu “quy trình khôi phục” với khôi phục tài khoản người dùng và chỉ sau đó xử lý quá trình khôi phục hộp thư Exchange.

Trường hợp 2 - Hộp thư Exchange bị xóa; tài khoản người dùng đang “hoạt động. ”
Trường hợp còn lại là tình huống trong đó chúng tôi cần khôi phục hộp thư Exchange đã xóa nhưng lần này; tài khoản người dùng còn “còn sống” (không bị xóa). Trong trường hợp này, chúng ta sẽ cần bắt đầu “quy trình khôi phục” bằng quy trình “ràng buộc ” hộp thư Exchange đã xóa với tài khoản người dùng hiện có và chỉ sau đó mới hoàn tất quy trình khôi phục hộp thư.

Một khía cạnh khác sẽ làm nổi bật tính chất độc đáo của mối quan hệ tồn tại giữa hộp thư Exchange và tài khoản người dùng là kết quả của việc xóa một trong hai vợ chồng:

Tình huống 1 - việc xóa người dùng có hộp thư Exchange (được coi là chủ sở hữu hộp thư), sẽ dẫn đến việc xóa hộp thư Exchange.
Tình huống 2 - việc xóa hộp thư Exchange sẽ dẫn đến việc xóa tài khoản người dùng được liên kết với hộp thư Exchange (chủ sở hữu hộp thư).

Tài khoản người dùng Active Directory

“Đối tượng người dùng” được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Active Directory.
“Đối tượng người dùng ” có thể tồn tại độc lập không cần hộp thư Exchange.

Trao đổi hộp thư

“Hộp thư Exchange” được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Exchange.

“Hộp thư Exchange đang hoạt động”, không thể tồn tại độc lập nếu không được kết nối hoặc liên kết với tài khoản người dùng hiện có.

Điều quan trọng là phải “làm sắc nét” sự lựa chọn này - Hộp thư Exchange có thể tồn tại mà không cần kết nối với tài khoản người dùng.

Trong trường hợp này, trạng thái hộp thư Exchange là một trạng thái đặc biệt được mô tả là - Hộp thư Exchange bị ngắt kết nối (Không hoạt động).

Hộp thư Exchange được kết nối và không được kết nối

“Trạng thái tiêu chuẩn” của hộp thư Exchange có thể mô tả như một hộp thư được kết nối.
Khi chúng tôi nói rằng người dùng là chủ sở hữu của hộp thư Exchange, hộp thư đó đã được kết nối với người dùng.

Một loại trạng thái hộp thư Exchange khác là Hộp thư bị ngắt kết nối.

Hộp thư Exchange đã kết nối (đang hoạt động, “còn hoạt động”)

Thuật ngữ “Hộp thư Exchange được kết nối” mô tả hộp thư Exchange có ý nghĩa về chủ sở hữu - một tài khoản người dùng được liên kết hoặc “ràng buộc” với hộp thư Exchange.

Nói chung,

Hộp thư Exchange chỉ có thể có một “chủ sở hữu” (Tài khoản người dùng).
Tài khoản người dùng chỉ có thể “sở hữu” một hộp thư Exchange.

Hộp thư Exchange bị ngắt kết nối (Không hoạt động)

Thuật ngữ Hộp thư bị ngắt kết nối, liên quan đến hộp thư Exchange không được kết nối hoặc không được liên kết với tài khoản người dùng.

Nói cách khác, hộp thư Exchange không có “chủ sở hữu”.

Đôi khi tôi sử dụng thuật ngữ “Không hoạt động” để mô tả hộp thư bị ngắt kết nối, để nhấn mạnh rằng trạng thái cụ thể này của hộp thư Exchange.

Từ quan điểm của người dùng Exchange, không thể truy cập được hộp thư Đã ngắt kết nối (“Không hoạt động”)

Chỉ quản trị viên Exchange mới có thể truy cập vào kho lưu trữ duy nhất được phân bổ để lưu trữ hộp thư Exchange loại đặc biệt này. Quản trị viên Exchange có thể “xem ” loại hộp thư Exchange này (Hộp thư bị ngắt kết nối) và quyết định xem họ có muốn “tìm nạp” thông tin từ Hộp thư bị ngắt kết nối hay chọn liên kết lại Hộp thư bị ngắt kết nối với hộp thư hiện có tài khoản người dùng.

Cách chúng tôi biến hộp thư Exchange đang hoạt động thành - Hộp thư Exchange bị ngắt kết nối được triển khai bằng cách “cắt” liên kết giữa tài khoản người dùng được coi là chủ sở hữu hộp thư và hộp thư Exchange của anh ta.

Các loại “Hộp thư bị ngắt kết nối”. ”

Thuật ngữ “Hộp thư bị ngắt kết nối Exchange” là một thuật ngữ toàn diện, xác định nhiều loại “Hộp thư bị ngắt kết nối”. ”

Phân loại chính của hộp thư bị ngắt kết nối là:

Hộp thư bị vô hiệu hóa
Hộp thư đã xóa

A. Hộp thư bị vô hiệu hóa

Tùy chọn “Hộp thư bị vô hiệu hóa” được tạo để cho phép quản trị viên Exchange, ngắt kết nối “liên kết” giữa người dùng Thư mục và hộp thư Exchange của người đó cũng như để tách biệt hộp thư Exchange Online với người dùng.

Khi sử dụng tùy chọn bật - vô hiệu hóa hộp thư Exchange, hộp thư Exchange và tài khoản người dùng Active Directory, tiếp tục tồn tại “riêng biệt”, không có “liên kết” tồn tại giữa chúng.

Nói cách khác, sau khi quá trình vô hiệu hóa hộp thư Exchange hoàn tất, người dùng không còn là chủ sở hữu của hộp thư Exchange và hộp thư Exchange không có bất kỳ chủ sở hữu nào. Trong trường hợp này, chúng ta có thể nói rằng hộp thư đang mở.

Một ví dụ khả thi về việc sử dụng tùy chọn “vô hiệu hóa hộp thư Exchange”, có thể là trường hợp trong đó quản trị viên Exchange muốn “ngắt kết nối” liên kết giữa một tài khoản người dùng Thư mục cụ thể và hộp thư Exchange Online (tài khoản người dùng được coi là chủ sở hữu của hộp thư Exchange).

Quản trị viên Exchange không muốn xóa hộp thư Exchange nhưng thay vào đó, anh ta tìm cách giữ lại hộp thư Exchange để sử dụng trong tương lai.

Quản trị viên Exchange có tùy chọn “đính kèm” hộp thư bị vô hiệu hóa với tài khoản người dùng Thư mục “khác” (tài khoản người dùng không có hộp thư).

Mặt còn lại của phương trình là “tài khoản người dùng”.

Khi chúng tôi sử dụng tùy chọn “Hộp thư bị vô hiệu hóa”, tài khoản người dùng được liên kết với hộp thư không bị vô hiệu hóa hoặc bị xóa. Thay vào đó, tài khoản người dùng tiếp tục hoạt động như một “tài khoản người dùng chuẩn”.

Điểm khác biệt duy nhất là người dùng Thư mục không còn được coi là chủ sở hữu hộp thư nữa.

Lưu ý: Exchange Online hỗ trợ một phần tùy chọn “Hộp thư bị vô hiệu hóa. ” Việc sử dụng tùy chọn “Hộp thư bị vô hiệu hóa ” tương đối hiếm trong môi trường Office 365.

B. Đã xóa hộp thư

Một loại Exchange khác “Hộp thư bị vô hiệu hóa” được phát hành dưới dạng - Hộp thư đã xóa hoặc chúng tôi muốn chính xác hơn là hộp thư Soft Đã xóa Exchange.

Hỏi: Điều gì đã xảy ra khi chúng tôi xóa hộp thư Exchange?

A: Thuật ngữ “Hộp thư đã xóa”, xác định trường hợp trong đó yêu cầu công việc khác với trường hợp trước đó (Hộp thư bị vô hiệu hóa).

Khi chúng tôi chọn tùy chọn “hộp thư Exchange đã xóa”, chuỗi sự kiện sau sẽ xảy ra:

Liên kết giữa tài khoản người dùng Active Directory và hộp thư Exchange bị “xóa”.
Hộp thư Exchange đã bị xóa, nếu chúng ta muốn sử dụng thuật ngữ chính xác hơn thì hộp thư Exchange là Soft Deleted.
Tài khoản người dùng Active Directory là chủ sở hữu hộp thư cũng bị xóa!

Một ví dụ khả thi về việc sử dụng tùy chọn xóa hộp thư Exchange có thể là một tình huống trong một tổ chức người dùng cụ thể từ chức.

Trong ví dụ cụ thể này, chúng ta không cần giữ thông tin được lưu trữ trong hộp thư Exchange và hơn thế nữa. Chúng tôi không muốn giữ tài khoản người dùng Thư mục.

Trong trường hợp này, tùy chọn - xóa hộp thư Exchange sẽ đáp ứng yêu cầu này.

Điều quan trọng cần đề cập là nếu chúng ta xóa tài khoản người dùng đã liên kết với hộp thư Exchange (chủ sở hữu hộp thư) thì hộp thư Exchange cũng sẽ bị xóa.

Theo ý kiến khiêm tốn của tôi, tôi không thích hành vi mặc định này trong đó việc xóa một trong những người phối ngẫu sẽ tự động kích hoạt việc xóa 'những người phối ngẫu khác', nhưng đây là cách nó hoạt động và chúng ta nên làm quen với hành vi này, cho dù chúng ta thích nó hay không.

Trao đổi hộp thư đã xóa
Trong môi trường dựa trên Exchange Online, thuật ngữ “Hộp thư đã xóa,” liên quan đến ba loại loại hộp thư đã xóa:

Hộp thư đã xóa mềm
Hộp thư bị xóa cứng
Hộp thư không hoạt động

Trong phần hiện tại, chúng tôi sẽ xem xét ngắn gọn sự khác biệt giữa loại “hộp thư Exchange đã xóa” này.

Hộp thư đã xóa mềm
Thuật ngữ “Hộp thư đã xóa mềm ” xác định hộp thư Exchange đã bị xóa và không được coi là “Hộp thư đang hoạt động” nữa.

Trong môi trường dựa trên Exchange, khi chúng tôi xóa hộp thư, hộp thư đó không thực sự bị xóa (không bị xóa vĩnh viễn). Thay vào đó, “hộp thư đã xóa” được di dời và lưu vào một cửa hàng đặc biệt có tên - thùng rác Exchange.

Chính sách lưu giữ hộp thư đã xóa

Chúng ta có thể coi thùng rác Exchange là một “kho lưu trữ tạm thời” chứa các hộp thư đã Xóa mềm.

Tôi sử dụng thuật ngữ “lưu trữ tạm thời” vì về mặt lý thuyết, thùng rác Exchange không được tạo để lưu trữ vĩnh viễn hộp thư đã xóa mà được cài đặt trong một khoảng thời gian cụ thể.

Thành phần Exchange xác định thời gian lưu giữ hộp thư đã xóa trong thùng rác Exchange được bảo vệ bởi Chính sách lưu giữ hộp thư đã xóa.

Trong môi trường Exchange tại chỗ, chính sách lưu giữ hộp thư Đã xóa được đặt cấu hình để lưu các hộp thư Exchange đã xóa trong khoảng thời gian 30 ngày theo mặc định. Quản trị viên Exchange tại chỗ có thể thay đổi giá trị mặc định và xác định bất kỳ giá trị bắt buộc nào khác.
Trong môi trường Exchange Online (Office 365), chính sách lưu giữ hộp thư đã xóa cũng được cấu hình để lưu các hộp thư Exchange đã xóa trong khoảng thời gian 30 ngày theo mặc định. Điểm khác biệt chính là quản trị viên Exchange Online không thể gia hạn thời gian đã chỉ định

Hộp thư đã xóa cứng
Thuật ngữ “Hộp thư đã xóa cứng” xác định hộp thư Exchange đã xóa mềm đã quá 30 ngày. Khi hộp thư Đã xóa mềm đạt đến 30 ngày, hộp thư Exchange sẽ bị xóa vĩnh viễn và sẽ được mô tả là “Đã xóa cứng ”.

Hộp thư không hoạt động
Thuật ngữ “Hộp thư không hoạt động” mô tả trạng thái cụ thể của “Hộp thư đã xóa mềm” chỉ tồn tại trong Exchange Online (Office 365) dựa trên môi trường.

Như đã đề cập, Exchange Online tái chế thùng rác, chính sách lưu giữ hộp thư đã xóa được đưa ra để lưu hộp thư Đã xóa mềm trong thời gian giới hạn là 30 ngày.

Tính năng của “Hộp thư không hoạt động ” trong môi trường Office 365, cho phép chúng tôi bỏ qua giới hạn “30 ngày” và kéo dài khoảng thời gian mà Tệp đã xóa mềm sẽ được lưu giữ trong thùng rác Exchange không giới hạn khoảng thời gian.

Cơ chế phân loại hộp thư Đã xóa mềm là “Hộp thư không hoạt động,” là các dịch vụ Exchange Online có tên - Giữ kiện tụng hoặc Giữ tại chỗ .

Chúng tôi sẽ không cung cấp mô tả chi tiết về tính năng Exchange Online có tên - Giữ kiện tụng hoặc Giữ tại chỗ mà thay vào đó chỉ đề cập ngắn gọn rằng trong trường hợp chúng tôi “áp dụng ” tùy chọn Giữ kiện tụng hoặc Giữ tại chỗ đối với hộp thư Exchange Online cụ thể; tùy chọn này ghi đè mọi chính sách lưu giữ hộp thư Đã xóa hiện có.

Ví dụ: khi sử dụng tùy chọn Giữ tố tụng hoặc Giữ tại chỗ, quản trị viên Exchange Online có thể xác định cấu hình trong đó dữ liệu được lưu trữ trong hộp thư sẽ không bao giờ bị xóa đã xóa hoặc xác định khung thời gian cần thiết như tuần, năm, v.v.

Trong trường hợp chúng tôi áp dụng Giữ kiện tụng hoặc Giữ tại chỗ trên một hộp thư Exchange Online cụ thể, sau đó xóa hộp thư này thì hộp thư đó sẽ được coi là - Đã xóa mềm.

Sự khác biệt chính là do hộp thư được định cấu hình với Giữ kiện tụng hoặc Giữ tại chỗ nên “Hộp thư đã xóa mềm ” sẽ được lưu giữ trong thùng rác Exchange trong khoảng thời gian này được xác định trong Giữ hoặc Giữ tại chỗ.

Ví dụ: nếu hộp thư đã xóa được đặt cấu hình với tùy chọn Giữ kiện tụng và khoảng thời gian Giữ kiện tụng được đặt cấu hình trong 7 năm thì hộp thư Exchange Online đã xóa mềm sẽ được giữ lại trong người nhận Exchange trong 7 năm.

Bảng tóm tắt - Exchange tại chỗ so với Exchange Online

Trong bảng sau, chúng ta có thể thấy bản tóm tắt về các loại
Hộp thư bị ngắt kết nối được hỗ trợ trong môi trường Exchange on-Premises so với Exchange Online.

Như đã đề cập,

Exchange on-Premises hỗ trợ tùy chọn Hộp thư bị vô hiệu hóa nhưng Exchange Online hỗ trợ một phần tùy chọn “Hộp thư bị vô hiệu hóa”.
Exchange Online hỗ trợ tùy chọn Hộp thư không hoạt động nhưng Exchange tại chỗ không hỗ trợ tùy chọn này.

Bài viết tiếp theo trong loạt bài hiện tại