Xuất nội dung của thư mục “Các mục có thể khôi phục” trong hộp thư Exchange sang PST bằng cách sử dụng tìm kiếm nội dung Office 365 | Hướng dẫn từng bước | 2#3

• Trong hộp *Name, nhập tên của truy vấn tìm kiếm

Trong phần có tên - Bạn muốn chúng tôi xem ở đâu? Chọn hai tùy chọn sau:

• Lựa chọn vị trí tùy chỉnh
• Chọn các hộp thư cụ thể để tìm kiếm

Trong bước tiếp theo, chúng tôi sẽ cần chỉ định tên của Hộp thư Exchange Online mà chúng tôi muốn thực hiện tìm kiếm.

Những lưu ý quan trọng về giao diện Web:

So với các giao diện quản trị Office 365 khác sẽ tự động hiển thị danh sách tất cả người dùng hoặc tài khoản hộp thư hiện có, giao diện Tìm kiếm nội dung, không tự động điền danh sách hộp thư Exchange Online . Nói cách khác, danh sách người dùng trống!

Để có thể định vị hộp thư Exchange Online cụ thể mà chúng tôi muốn thêm vào tìm kiếm, chúng tôi sẽ cần nhập thủ công tên của hộp thư, sau đó “chạy” quy trình tìm kiếm trong đó Tìm kiếm nội dung tìm nạp tên hộp thư được yêu cầu.

• Để có thể định vị hộp thư Exchange Online cụ thể, chúng ta cần nhập tên hộp thư theo cách thủ công. Trong trường hợp của chúng tôi, tên hộp thư là - Angelina.
• Nhấp vào biểu tượng tìm kiếm

• Sau khi đã xác định được tên hộp thư cần thiết, hãy nhấp vào nút Add->

• Nhấp vào OK

• Nhấp vào Tiếp theo

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta cần quyết định xem có muốn tạo bộ lọc tìm kiếm (được định nghĩa là “điều kiện”) để thu hẹp và tập trung vào kết quả tìm kiếm hay không.

Xin nhắc nhanh, trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi không muốn xác định bất kỳ bộ lọc nào vì chúng tôi muốn nhận được “Nội dung đầy đủ ” của hộp thư Angelina.

Mặc dù trong kịch bản của chúng tôi, chúng tôi không xác định bất kỳ điều kiện nào, nhưng tôi muốn hiển thị ngắn gọn tùy chọn “điều kiện”.

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể xem ví dụ về các điều kiện (bộ lọc) khác nhau có thể được xác định, chẳng hạn như - phạm vi ngày cụ thể, chuỗi văn bản cụ thể, v.v.

• Nhấp vào Tìm kiếm

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy “Công việc ” Tìm kiếm nội dung đã được tạo thành công.

Lưu ý rằng khi chúng ta chọn công việc Tìm kiếm nội dung cụ thể, ở bên phải màn hình, chúng ta có thể xem thông tin chi tiết về trạng thái công việc và các nhiệm vụ khác nhau có thể được thực hiện Thực thi.

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy các “phần” khác nhau của công việc tìm kiếm.

• Phần trên cùng (phần A trong ảnh chụp màn hình) là phần bao gồm thông tin về Nội dung tìm kiếm
• Các tùy chọn còn lại (phần B trong ảnh chụp màn hình) bao gồm hành động cụ thể mà chúng ta có thể áp dụng cho kết quả tìm kiếm.

1. Thông tin công việc tìm kiếm nội dung - phần đầu tiên (số 1) là “phần thông tin” hiển thị thông tin về công việc tìm kiếm cụ thể như - số lượng mục thư được tìm thấy, kích thước của tất cả các mục thư, số lượng hộp thư đã tìm thấy đã được tìm kiếm và như vậy.

Lưu ý một chi tiết thú vị, trong kịch bản của chúng tôi, số lượng hộp thư được tìm kiếm là “2 ” vì Angelina có một hộp thư Exchange chính + hộp thư Exchange Archive.

Phần sau đây cho phép chúng tôi thực hiện “hành động” cụ thể trên kết quả tìm kiếm.

2. Xem trước kết quả tìm kiếm (số 2) - thay vì xuất dữ liệu sang tệp PST; chúng ta có thể sử dụng giao diện web tìm kiếm nội dung để “xem kết quả tìm kiếm”. Ví dụ: xem nội dung của một mục thư cụ thể. Theo kinh nghiệm của tôi, tùy chọn này chỉ phù hợp trong trường hợp kết quả tìm kiếm bao gồm một vài mục thư.

Trong hầu hết các trường hợp, kết quả tìm kiếm bao gồm một lượng lớn “kết quả tìm thấy” và vì giao diện tìm kiếm chỉ có thể hiển thị một số lượng hạn chế mục thư nên trong hầu hết các trường hợp, chúng tôi sẽ cần sử dụng tùy chọn “xuất sang tệp PST.”

3. Xuất kết quả sang máy tính (số 3) - đây là tùy chọn mà chúng tôi xem xét trong bài viết hiện tại. Khi chọn tùy chọn này, bước tiếp theo sẽ là - cài đặt một ứng dụng nhỏ trên máy tính để bàn cục bộ cho phép chúng tôi tải xuống tệp PST.
4. Tạo báo cáo (số 4) - tùy chọn này sẽ cho phép chúng tôi xuất báo cáo chi tiết (ở định dạng tệp CSV), bao gồm mô tả về từng mục thư xuất hiện trong kết quả tìm kiếm. Lưu ý rằng đây không phải là mục thư thực tế mà thay vào đó là “Siêu dữ liệu” (dữ liệu về dữ liệu).

Bước 3#4 - Xuất kết quả tìm kiếm? (nội dung hộp thư trong kịch bản của chúng tôi) vào tệp PST

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi chọn tùy chọn - Xuất kết quả sang máy tính, Bắt đầu xuất

Trong bước này, chúng tôi hướng dẫn Tìm kiếm nội dung cách thực hiện quy trình xuất kết quả tìm kiếm sang tệp PST.

• Trong phần - Bao gồm các mục này khỏi tìm kiếm: chọn tùy chọn - Tất cả các mục, ngoại trừ những mục có định dạng không được nhận dạng, đều được mã hóa , hoặc không được lập chỉ mục vì lý do khác
• Trong phần - Xuất nội dung Exchange dưới dạng - chọn tùy chọn - Một tệp PST cho mỗi hộp thư
• Nhấp vào - Bắt đầu xuất

“Phản hồi ” của trình hướng dẫn Tìm kiếm nội dung hơi khó hiểu vì về mặt kết hợp, chúng tôi cho rằng quá trình xuất sang PST sẽ cần phải bắt đầu.

Sau khi chúng ta nhấp vào nút “Bắt đầu xuất”, quá trình xuất sẽ không bắt đầu và thay vào đó, màn hình quản trị chính lại xuất hiện.

“Điều đáng chú ý” là khi chúng tôi nhấp vào tùy chọn “Bắt đầu xuất”, chúng tôi sẽ yêu cầu Tìm kiếm nội dung của Office 365 bắt đầu chuẩn bị tất cả cài đặt được yêu cầu ở chế độ nền, nhưng quy trình thực tế của việc xuất thông tin sang tệp PST không được tự động bắt đầu.

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy trạng thái của “tùy chọn xuất ” đã được cập nhật và hiện được định cấu hình là “Tải xuống kết quả đã xuất .“

• Trong phần Xuất kết quả sang máy tính, hãy nhấp vào tùy chọn - Tải xuống kết quả đã xuất

Để có thể tải xuống dữ liệu riêng tư trong tệp PST sẽ được lưu trên ổ đĩa cục bộ của chúng tôi, Office 365 cần xác minh danh tính của chúng tôi (tin cậy tổ chức thực hiện quy trình tải xuống tệp).

“Sự tin cậy ” này được triển khai bằng cách sử dụng “khóa bí mật ” (Khóa xuất).

• Trong cửa sổ xuất hiện, chọn tùy chọn - sao chép vào khay nhớ tạm

Chúng tôi sẽ cần “chìa khóa” này ở giai đoạn sau, như một phần thông tin mà chúng tôi cần cung cấp cho Công cụ Xuất PST của Khám phá Điện tử.

Mặc dù chúng tôi không phải lưu khóa xuất vào một tệp, nhưng khuyến nghị của tôi là lưu giá trị Khóa bí mật trong một tệp (chẳng hạn như tệp văn bản), vì vậy, chúng tôi sẽ dễ dàng lấy được giá trị này sau này.

• Nhấp vào tùy chọn - Tải xuống kết quả

Ở bước này, chúng tôi sẽ tải xuống + cài đặt ứng dụng Office 365 cần thiết để thực hiện quá trình tải kết quả tìm kiếm xuống tệp PST sẽ được lưu trên Ổ cứng cục bộ.

Lưu ý - có những yêu cầu sơ bộ cần có để hoàn tất quá trình tải xuống và sử dụng Công cụ xuất PST của eDiscovery.

Bạn có thể đọc thêm thông tin về các yêu cầu trước này đối với Công cụ Xuất PST của Khám phá Điện tử trong bài viết sau.

• Nhấp vào - Mở

• Nhấp vào - Cài đặt

Quá trình cài đặt bắt đầu.

Bây giờ, chúng tôi sẽ cần cung cấp cho Công cụ xuất PST khám phá điện tử hai chi tiết - khóa bí mật mà chúng tôi đã nhận được từ bước trước + vị trí trên Ổ cứng cục bộ của chúng tôi, ổ cứng này sẽ sử dụng để lưu trữ tệp PST.

• Trong phần - Dán khóa xuất sẽ được sử dụng để kết nối với nguồn, dán giá trị Khóa xuất

Trong phần này, chúng ta cần xác định thư mục cục bộ sẽ được sử dụng để lưu trữ tệp PST.

• Nhấp vào nút Duyệt

Trong kịch bản của chúng tôi, chúng tôi sẽ tạo một thư mục MỚI trên màn hình nền

• Nhấp vào - Tạo thư mục mới

• Chúng tôi sẽ gọi thư mục mới - PST đã xuất

• Nhấp vào - Bắt đầu

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta có thể thấy quá trình xuất nội dung hộp thư Exchange sang tệp PST bắt đầu

• Nhấp vào - Đóng

Tóm tắt và tóm tắt

Trong bài viết hiện tại, chúng tôi xem xét cách sử dụng công cụ Tìm kiếm nội dung Office 365 để thực hiện truy vấn tìm kiếm lấy toàn bộ nội dung của hộp thư Exchange Online cụ thể + Xuất thông tin (kết quả tìm kiếm) sang tệp PST.

Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách nhập tệp PST vào cấu hình thư Outlook để có thể duyệt xem nội dung của thư mục “Các mục có thể phục hồi”.

Bài viết tiếp theo trong loạt bài hiện tại

Nhập tệp PST đã được Office 365 Content Search xuất sang Outlook | Xem thư mục “Các mục có thể phục hồi” | 3#3