Hộp thư nên được chia sẻ hay không hoạt động?
Khi mọi người rời công ty, thay đổi vai trò hoặc đóng cửa các phòng ban, đôi khi bạn sẽ cần giữ lại các tin nhắn và nội dung hộp thư đã tích lũy trong khi các tài khoản đó còn hoạt động. Để thực hiện việc này trước đây khá đơn giản đối với các tổ chức đang chạy Exchange Server tại cơ sở triển khai—bạn đã chuyển đổi hộp thư được đề cập thành hộp thư chung, chuyển hướng địa chỉ email đến sang người dùng hoặc nhóm khác để bảo toàn thư đến, cấp quyền truy cập vào những nhân viên và nhà thầu còn lại cần xem các tin nhắn và vật phẩm trong hộp thư, và thế là xong.
Nhưng hiện tại, nhiều tổ chức đang chuyển sang một số hình thức triển khai đám mây kết hợp hoặc sử dụng Exchange Online và Office 365 dành riêng cho các dịch vụ email, bạn phải tính đến giấy phép hộp thư và thực tế là bạn không kiểm soát hệ thống cơ bản. Câu trả lời ở đây là gì? Những cân nhắc là gì?
Về cơ bản, nó tập trung vào sự kết hợp giữa giữ kiện tụng và xóa mềm. Hãy để tôi giải thích điều này.
Tại sao không phải là hộp thư chung
Vấn đề chính với giải pháp hộp thư chung với Office 365 là bản thân hộp thư đó, ngay cả khi được chuyển đổi từ cá nhân sang dùng chung, vẫn được liên kết chặt chẽ với đối tượng người dùng. Nếu bạn chỉ chạy và sử dụng Exchange Online thì điều đó có thể không thành vấn đề nhưng nếu người dùng của bạn cũng đang sử dụng các dịch vụ khác như SharePoint Online hoặc OneDrive for Business thì hãy chuyển đổi hộp thư thành hộp thư chung, đồng thời lưu trên giấy phép Exchange tính phí, cũng loại bỏ quyền truy cập khỏi các dịch vụ trực tuyến khác này—và do đó, bạn sẽ mất dữ liệu mà người dùng đã lưu trữ trong mỗi dịch vụ tương ứng.
Sau đó là mối lo ngại về việc liệu dữ liệu có nên được thay đổi hay không. Khi tổ chức của bạn không bị ràng buộc bởi bất kỳ hạn chế pháp lý hoặc quy định nào thì việc thay đổi, xóa hoặc sửa đổi nội dung được tạo trong hộp thư của nhân viên trước đó có thể không phải là vấn đề lớn. Tuy nhiên, nhân viên không phải lúc nào cũng chờ đợi để rời đi cho đến khi các vụ việc pháp lý được giải quyết hoàn toàn hoặc lệnh điều tra bị hủy bỏ. Vì vậy, bạn có thể gặp phải tình huống khi cần thêm chế độ lưu giữ tranh chấp vào hộp thư để đảm bảo lưu giữ dữ liệu—nhưng rất tiếc, bạn cần phải có giấy phép Exchange để thêm chế độ lưu giữ tranh chấp này nên bạn không thể chuyển đổi sang hộp thư chung trong những trường hợp này.
Chức năng lưu trữ trình bày một vấn đề khác. Nếu bạn đã triển khai các kho lưu trữ cá nhân sao cho thư cũ đã vượt qua thời gian lưu giữ sẽ tự động được chuyển vào hộp thư lưu trữ thì các hộp thư lưu trữ đó sẽ được gắn với giấy phép người dùng—và sẽ bị mất nếu bạn chuyển đổi hộp thư người dùng thành hộp thư chung. Vì vậy, bạn sẽ quên thực hiện chuyển giao (thành thật mà nói; điều này xảy ra!) hoặc bạn sẽ cần di chuyển dữ liệu theo cách thủ công từ hộp thư lưu trữ vào hộp thư thông thường trước khi nó được chuyển đổi thành hộp thư chung.
Nghe có vẻ lộn xộn phải không? Nhân tiện, đừng bỏ lỡ hướng dẫn miễn phí của chúng tôi, cung cấp tập lệnh để giám sát quyền truy cập hộp thư chung.
Hộp thư không hoạt động
Giải pháp cho hầu hết các vấn đề này là sử dụng hộp thư không hoạt động, một khái niệm chỉ tồn tại trong Office 365 và không có bản sao thực sự trong thế giới tại chỗ. Việc đặt hộp thư thành không hoạt động cần có hai bước—trước tiên, bạn bật tính năng “giữ tại chỗ” trên hộp thư để bảo toàn dữ liệu trong cả hộp thư thông thường và bất kỳ hộp thư lưu trữ nào được liên kết; và tiếp theo, bạn xóa người dùng. Một lệnh PowerShell thiết lập chế độ giữ tại chỗ với thời lượng không giới hạn:
Set-Mailbox -Identity username -LitigationHoldEnabled $TrueĐiều thú vị ở giải pháp này là nó bảo toàn dữ liệu mà không làm xáo trộn danh sách địa chỉ và thư mục của người dùng. Dữ liệu vẫn còn đó, nhưng vì tài khoản người dùng đã biến mất nên bạn có thể sử dụng lại địa chỉ e-mail, người dùng không bị nhầm lẫn khi vẫn thấy một nhân viên đã rời đi trong danh sách địa chỉ chung và các quyền của nhóm cũng như vòng đời của bạn có thể tiếp tục đối xử với nhân viên đó như không còn là một phần của tổ chức. Ngoài ra, nó sẽ xóa giấy phép, do đó bạn không cần phải tiếp tục trả tiền hàng tháng cho nhân viên hiện đã rời đi. Microsoft hiện không tính phí đối với những hộp thư không hoạt động.
Bạn truy cập dữ liệu từ hộp thư không hoạt động thông qua tìm kiếm Khám phá điện tử, được tích hợp ngay trong Exchange Online. Bạn có thể sử dụng phần mềm miễn phí để tìm người dùng không hoạt động nhanh hơn. Sau đó, bạn sao chép kết quả tìm kiếm vào hộp thư khám phá và cấp cho nhân viên hiện tại quyền truy cập vào hộp thư đó để lấy bất kỳ dữ liệu nào họ cần mà không ảnh hưởng đến bản sao gốc của dữ liệu. Điều này cũng giới hạn quyền truy cập vào hộp thư không hoạt động chỉ ở những người có quyền chạy tìm kiếm Khám phá điện tử, cải thiện tình trạng bảo mật.
Địa chỉ này không có địa chỉ nào? Vì đối tượng người dùng bị xóa nên dữ liệu trong OneDrive for Business và các dịch vụ khác cũng bị xóa. Bạn sẽ cần phải có một số quy trình hoặc phương pháp để giữ lại dữ liệu này trước khi đối tượng người dùng bị xóa, nhưng rất có thể các quy trình đó đã được áp dụng như một phần của chương trình quản lý vòng đời người dùng của bạn.
Cần thêm mẹo trao đổi? Đọc các phương pháp hay nhất từ Danny Murphy được xuất bản trên blog của chúng tôi vào tháng 4.